Scan Wizard

 De Scan Wizard, hoe werkt die?






Scannen wordt door veel gebruikers gezien als moeilijk en tijdrovend. Als je beschikt over een recente scanner met feeder en je gebruik maakt van de Scan Wizard van yuki wordt scannen plotseling heel eenvoudig. Net zo eenvoudig als faxen. Hoe werkt dat dan? 

De stappen die je moet doorlopen


Stap 1. Scannen voorbereiden

Je dient de scanner zelf in te stellen. Gebruik daarvoor de software die bij de scanner werd meegeleverd. Geef de volgende instellingen in:

  •  Output formaat: bij voorkeur JPEG (JPG)
  • Scan in kleur of grijstinten, niet in zwart/wit
  • Resolutie: 300 DPI
  • Kwaliteit gemiddeld.
Je kan de documenten ook in PDF formaat aanleveren. Dan moet je er wel zelf voor zorgen dat je maar één factuur per PDF aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat moet je in één keer scannen. Yuki kan achteraf geen PDF bestanden samenvoegen. Bij een JPEG of PNG formaat kan dit wel. 

Stap 2. Bereid alle documenten voor

  • Verwijder nietjes, paperclips, etc.
  • Zorg dat alle velletjes los van elkaar zijn zodat ze niet aan elkaar 'kleven' tijdens het scannen
  • Tel het aantal vellen papier dat je op de scanner legt zodat je achteraf kan controleren of elk velletje is meegekomen
  • Sorteer de documenten per administratie.
  • Scan in batches van maximaal 25 vellen,dat maakt het controleren achteraf eenvoudiger
  • Zorg dat documenten die uit meer dan één vel bestaan, ook na elkaar gescand worden
  • Let op of er op de achterkant van een document belangrijke informatie staat die nodig is voor de administratie
  • Leg de stapel op de feeder.
  • Controleer of de juiste zijde naar boven ligt (dat kan per scanner verschillen).

Stap 3. Start yuki op

  • Ga naar de postbus van yuki (de knop met "yuki")
  • Kies voor "Scannen"
  • De Scan Wizard wordt gestart. Als het de eerste keer is, moet de wizard eerst geïnstalleerd worden. Zie ook Installatie Scan Wizard.
  • Kies de gewenste administratie (enkel als je meerdere administraties in één domein voert)
  • Selecteer Feeder
  • Klik op de Startknop
Het scannen wordt automatisch gestart met de juiste instellingen.
Gescande documenten worden direct naar je domein verstuurd
Wacht tot alle documenten gescand en geüpload zijn
  • Klik op de knop "Klaar"

Stap 4. Controleer de aantal gescande en verzonden documenten

Nadat je op de Klaar hebt geklikt, wordt een nieuw tabblad in je browser gestart met de door yuki ontvangen documenten. Controleer of het aantal klopt met het aantal in de stapel.

Zie ook