Scannen, uploaden of mailen van documenten

Er zijn vijf manieren om informatie aan Yuki ter verwerking aan te leveren: scannen, uploaden, synchroniseren met Dropbox  of Google Drive of mailen.


Scannen

Een mogelijke manier om documenten digitaal aan te leveren, is door ze te scannen met behulp van de Yuki scan-wizard. Helaas kunnen niet alle scanners via de scan-wizard aangestuurd worden. Wordt de scanner niet ondersteund, dan zal je de documenten eerst moeten scannen naar jouw computer om ze vervolgens naar het domein te uploaden.


De eerste keer dat je de knop Scannen gebruikt dient er eerst een kleine toepassing op je computer geïnstalleerd te worden. Volg de instructies op je scherm.

Later wordt het scannen nog uitvoeriger beschreven.

Uploaden

Uploaden is het versturen van bestanden van je computer naar je domein op het internet. Dat kun je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen of om bijvoorbeeld de bestanden die je van je banktransacties hebt aangemaakt te versturen naar Yuki.

De centrale plaats voor het versturen van documenten en bestanden is de zogenaamde Yuki-postbus. Die vind je onder de knop Yuki.

Synchroniseren via gedeelde Dropbox folder/ Google Drive folder

Eén van de meestgebruikte aanlevermethoden is het aanleveren via Dropbox. Dropbox of Google Drive zin (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als je al Dropbox hebt, kun je in je Dropbox directory een folder aanmaken die je vervolgens deelt met dropbox@yuki.be. Als je al Google Drive hebt, kan je ook daar een folder delen met support@yuki.be. Als de gedeelde folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei subfolders creëren die de indeling van je digitale archief volgen.

Dropbox
Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze oppikken, in de juiste ordner plaatsen en deze vervolgens verwijderen van de Dropbox folder. De folder is dus een doorgeefluik, niet een permanente folder. Lees hier wat je moet doen om de Dropbox folder te delen met Yuki. 

Google Drive
Voor Google Drive zal je één map terugvinden waar alle documenten te vinden zijn, die al doorgestuurd zijn naar Yuki. Deze heet 'Verwerkt'.

Documenten naar de administratie mailen

Je kunt ook documenten mailen (of laten mailen). Je domein heeft een eigen e-mailadres: domeinnaam@yukiworks.be. Heb je leveranciers die hun facturen elektronisch aan je sturen, dan kun je er ook voor kiezen om ze rechtstreeks naar dit e-mailadres te laten sturen. Je kunt ze natuurlijk zelf ook doorsturen naar dit adres.

Naast het versturen van documenten per e-mail naar Yuki via domeinnaam@yukiworks.be, zijn er nu de volgende extra mogelijkheden:
  • Via mijn.domein@yukiworks.be (waar domein jouw eigen Yuki domeinnaam is, bijv. mijn.aribabv@yukiworks.be), kun je documenten rechtstreeks naar je eigen deel van het Yuki archief sturen (naar de "Zelf te ordenen" ordner, hier zijn geen kosten aan verbonden). Iedere administratie heeft dus z'n eigen e-mailadres, maar het domein heeft maar een mijn.domein@yukiworks.be adres. Omdat de documenten aangeleverd in 'Zelf te ordenen' door de gebruiker zelf worden afgehandeld, verwacht Yuki geen administratienaam.

Mailadressen aanpassen

De domeinnaam is dus in eerste instantie leidend bij het opstellen van het e-mailadres, maar soms heeft dit onmogelijk lange e-mailadres namen tot gevolg, waarbij fouten snel gemaakt zijn en documenten naar een onbekend adres gestuurd worden en niet in het domein aankomen. Vandaar dat Yuki het mogelijk heeft gemaakt de domein/administratie e-mailadressen aan te passen. De voor jouw domein geldende e-mailadressen kun je als volgt vinden en eventueel wijzigen. Klik rechts bovenin het scherm op het woord ‘Domein’ en je krijgt de e-mailadressen te zien die je kunt gebruiken om documenten naar toe te sturen.

Afbeelding toevoegen










Deze adressen zijn door Yuki samengesteld, maar je kunt die als volgt aanpassen
  • Klik op de naam van de administratie
  • Klik op en wijzig op het 1ste tabblad ‘Algemeen’ het ‘E-mail adres voor documenten’
  • Klik op 'Bewaren' 

Opmerking: Hoewel het voorbeeld van het door Yuki aangemaakte e-mailadres anders doet geloven, zijn alleen letters en cijfers toegestaan. Mail gestuurd naar het domeinadres in bovenstaand voorbeeld digicomm@yukiworks.be ziet Yuki als zijnde bestemd voor de standaardadministratie. De naam van de standaardadministratie wordt vet afgedrukt.

Mail via de iPhone applicatie

Een foto gemaakt met de Yuki iPhone applicatie wordt altijd naar het domein e-mailadres gestuurd. In die app wordt namelijk het e-mailadres opgebouwd aan de hand van de bij de instellingen ingegeven domeinnaam. Het algemene e-mailadres domein@yukiworks.be blijft dus altijd bestaan. Mocht je dus meerdere administraties in een domein hebben, dan kun je op de bon, voordat je hem fotografeert en verzendt, de naam van de administratie schrijven.

Mail ontvangen in Yuki

Als er aan een e-mail 1 bijlage gekoppeld is dan wordt het document automatisch in 'Uitzoeken Yuki' geplaatst. Bevat een e-mail meerdere bijlages dan worden deze door de backoffice medewerker in de map 'Uitzoeken Yuki' gezet. Dit geldt natuurlijk niet voor mails gestuurd naar mijn.domeinnaam@yukiworks.be.

De grote diversiteit aan mogelijke e-mailadres namen, heeft er toe geleid dat Yuki de mails aangeboden aan een naam@yukiworks.be adres eerst centraal ontvangt en pas daarna doorstuurt naar de desbetreffende domeinen. Mails met een onbekend Yuki e-mailadres worden echter niet verwijderd, maar opgeslagen. Als Yuki aan de hand van de gegevens in de mailheader kan achterhalen van wie of voor wie de mail bedoeld is, zal zij de gebruiker inlichten.

Opmerking: Bovenstaand heeft wel tot gevolg, dat je het e-mailadres van Yuki niet in de BCC moet opnemen, omdat dit adres niet wordt meegegeven in de mailheader.
Comments