Kwaliteitsmonitor: Aankoop

Controle van Aankoop

De controle van de module Aankoop bestaat uit de volgende zaken:
  • Ontbreken er aankoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)?
  • Zijn er openstaande aankoopfacturen (betalingen zijn onderweg)?
  • Zijn er dubbele aankoopfacturen aanwezig?

Klik op één van de rubrieken in een onderdeel om de score daarvan tot in detail te bekijken.


In het geopende scherm van elke rubriek verschijnt, indien van toepassing, de knop "Stuur deze lijst naar een gebruiker" wanneer er transacties of aankoopfacturen ontbreken, gecorrigeerd of aangevuld moeten worden. Klik op deze knop als je een gebruiker op basis van de gestuurde lijst wil vragen om toelichting óf om de ontbrekende transacties of facturen te uploaden.

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat de benodigde aanvullingen en/of correcties zijn uitgevoerd kan je vervolgens de score van de kwaliteitsmonitor updaten door linksboven in je scherm op de knop "Verversen" te klikken.  
Onder de score wordt nu de datum en het tijdstip weergegeven wanneer deze voor het laatst werd gerefresht.


Ontbrekende Aankoopfacturen op basis van betalingen

In de openstaande crediteurenlijst zijn er, na controle, een aantal betalingen aanwezig waarvan de bijbehorende inkoopfactuur nog niet in de administratie is verwerkt.


Actie
Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende inkoopfacturen in de administratie worden aangeleverd en verwerkt. Desgewenst kunnen betalingen ook direct in de kosten worden geboekt wanneer er geen inkoopfactuur zal worden aangeleverd.


Aankoopfactuur betalingen blijven "onderweg"

In de administratie wordt gecontroleerd welke aankoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze bancontact, creditcard of domiciliëring al langer dan 30 dagen open staan.



Actie
Om het aantal openstaande aankoopfacturen te verminderen kijk je eerst even na of de betaalwijze van de facturen correct is ingevoerd. Daarnaast controleer je of de facturen alsnog gematcht kunnen worden, hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcards, in de administratie bijgewerkt zijn.
Het is ook mogelijk dat een aankoopfactuur verkeerd is gematcht met een betaling. Is dit het geval, dan maak je vanuit de geopende factuur de matching van de betaling ongedaan en bekijk je of de nu openstaande factuur alsnog met een andere betaling gematcht kan worden.


Dubbele aankoopfacturen

Om te voorkomen dat een aankoopfactuur dubbel wordt geboekt in de administratie wordt gecontroleerd of er "verdachte" facturen aanwezig zijn. Een aankoopfactuur wordt aangemerkt als "verdacht" wanneer deze factuur op drie van de volgende vier punten hetzelfde is als een al verwerkte factuur: leverancier, datum, factuurnummer en bedrag.

De knop 'Toon bekende niet-duplicaten' opent een lijst met historisch "verdachte" aankoopfacturen die niet als duplicaat werden aangemerkt. Vanuit deze lijst is het mogelijk om een aankoopfactuur te openen en verwerken.



Actie
In de lijst open je de "verdachte" factuur om deze en de verwerkte factuur naast elkaar op het scherm te tonen. Wanneer de "verdachte" factuur geen duplicaat blijkt van de al geboekte factuur klik je op de knop "Geen duplicaat". Is de verdachte factuur wel een duplicaat klik dan op de knop "Verwijderen" of bundel de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur door te klikken op de knop "Samenvoegen".
Comments