Historische import

Wens je een administratie vanuit een ander boekhoudpakket over te brengen naar Yuki, dan kan je historische cijfers (balans/resultatenrekening) importeren zodat je in het eerste boekjaar binnen Yuki vergelijkende cijfers hebt. Binnen Yuki kan je zonder problemen, via het doorlopen van een wizard met verschillende stappen, een beginbalans (=eindbalans uit vorig pakket) importeren.

Keuzemogelijkheden voor de import van historische gegevens

  • Enkel beginbalans (per jaareinde, gegevens uit vorig pakket)
  • Beginbalans + mutatiebalans (per moment naar keuze in de loop van het boekjaar)

Begrippenlijst

  • Historische import: het importeren van cijfers uit afgelopen boekjaar/boekjaren om op die manier vergelijkende cijfers te krijgen qua resultaat:
    • Opladen van historische transacties
    • Opladen van de eindbalans (zonder de onderliggende transacties).
  • Beginbalans: import vóór de start van een nieuw boekjaar. Het betreft de eindsituatie van de balans/resultatenrekening inclusief resultaatverwerking uit het vorige boekhoudpakket. De datum die je in Yuki meegeeft bij de import van de beginbalans is 1 dag vóór de startdatum van het boekjaar in Yuki. 
  • Mutatiebalans*: import tijdens het boekjaar. Het betreft een tussentijdse situatie van de balans/resultatenrekening in de loop van het boekjaar dat via een diverse post geboekt wordt nadat de beginbalans reeds werd opgeladen. De historieken en de afschrijvingstabel worden via historische import gedaan, de klanten/leveranciers en mutaties worden per diverse post geboekt.  Het alternatief voor de import van de mutatiebalans kan ook gewoon het retroactief bijboeken van alle bewijsstukken betreffen.
  • Administratie-instellingen: dient vooraf volledig ingevuld te worden vooraleer in een domein te boeken. Voor de historische import maakt dit automatisch bepaalde grootboekrekeningen aan.
            
  • Startdatum: begindatum eerste boekjaar in Yuki. De dag vóór deze startdatum wordt de historische import opgeladen en geboekt. De boekingsdatum van de historische import is dus begindatum boekjaar - 1 dag. 

  •     Voorbeeld
                Het eerste boekjaar in Yuki loopt van 01-07-2016 tot 30-06-2017. Hierbij dient de boekingsdatum van de                    historische import 30-06-2016 te zijn.  Indien er sprake is van een tussentijdse import, zal de datum 31-12-                2017 zijn.
         
                     
  • Activum-groepsinstellingen: vooraf gedefinieerde instellingen om de afschrijvingstabel automatisch te kunnen laten lopen. Deze 2xxxx9-rekening, 63xxxx-rekening en 74xxxx-rekening moeten één op één gelinkt worden aan de betreffende activagroep.
  • “Restwaarde” verklaring: Met Restwaarde bedoelen we residuwaarde en niet de boekwaarde. De boekwaarde zal Yuki automatisch berekenen door ‘Reeds afgeschreven’ af te trekken van ‘Bedrag aanschaf’.

Stappenplan


De historische import-wizard vind je onder de BO-bol -> Importeren. Kies in de taakbalk voor "Historische data importeren"   

LET OP! Importeer het bestand NIET via onderstaande functie; deze dient enkel en alleen voor de mutatiebalans.


Als je in een domein meerdere administraties hebt, dien je eerst een administratie te selecteren.  Daarna kom je in de eerste van in totaal 9 stappen van de import-wizard.  We behandelen hieronder elk van de stappen.

Stap 1: Import voorbereiden

Voordat je gaat importeren, dien je eerst onderstaande punten in orde te maken opdat het importproces vlot kan verlopen:
  • Administratie-instellingen waar nodig aanvullen (aandeelhoudersregister invullen, bestuurders ingeven, deelnemingenregister invullen, correcte rechtsvorm, boekjaar juist instellen). Door dit te doen, zal Yuki automatisch de nodige grootboekrekeningen aanmaken.
  • Nieuwe grootboekrekeningen die je in Yuki wenst te gebruiken aanmaken of uitgeschakelde rekeningen activeren. Indien je nieuwe vaste activumrekeningen aanmaakt, dien je steeds ook een nieuwe afschrijvingsrekening (2...9) en afschrijvingskostenrekening (63) aan te maken.
  • Groepsinstellingen van nieuwe activumrekeningen instellen door deze te koppelen in de afschrijvingstabel.
  • Bankrekeningen en creditcards in Yuki aanmaken en als beginsaldo het eindsaldo in het importbestand ingeven. Door deze aan te maken, zal Yuki automatisch de gerelateerde grootboekrekeningen aanmaken.

Stap 2: Importeren historische transacties

In deze stap importeren we de historieken vanuit het vorige softwarepakket in Yuki. Je kan er ook voor kiezen om de balans (al dan niet met resultatenrekening) te importeren. Je gebruikt hiervoor een CSV-bestand volgens een vaste layout qua kolombenamingen. Een voorbeeld vind je terug onderaan deze help pagina. CSV-bestanden maak je aan in Excel.
 
    Het yuki import formaat voor historische gegevens
Het importbestand moet een CSV-bestand zijn met de volgende kolommen met bijhorende waarden:

 Code grootboekrekening Verplicht    Rekening code uit oude softwarepakket
 Omschrijving grootboekrekening Verplicht     
 Datum transactie Verplicht dd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
 Referentie OptioneelFactuurnummer of boekstuknummer
 Bedrag     Verplicht #####,## of ####.##,  geen duizendtal separator toegestaan 
 Omschrijving Verplicht 
 Relatienaam Optioneel 
 Relatiecode Optioneel 


De eerste rij van het CSV-bestand moet de kolomtitels bevatten. Je kopieert deze best van het voorbeeldbestand dat je onderaan deze help pagina terugvindt. Zeer belangrijk: controleer of alle transactielijnen samen op nul vallen. Verder moet op elke transactiedatum debet gelijk zijn aan credit.

Wanneer het importbestand klaar is, dien je het te bewaren als Comma Separated Value (CSV gescheiden door lijstscheidingstekens).

In Yuki sleep je het CSV-bestand op het grijze vlak of klik je op het vlak om het bestand te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand aan alle technische vereisten voldoet. Zo zal Yuki foutmeldingen geven wanneer er verschillen zijn tussen debit en credit op éénzelfde datum. De knop ‘Repareer automatisch’ zorgt ervoor dat deze verschillen samen wegvallen op “Rekening onbekend”*. Daarna worden alle historische transacties geïmporteerd.

(*Deze wordt automatisch gecreëerd door Yuki. Echter dien je deze nog wel te koppelen in stap 4 van de wizard.)

LET OP! je kan maar 1 CSV-bestand met historische transacties per administratie importeren. Zorg dus dat je een zo compleet mogelijk bestand hebt.


Stap 3: Controleer of de import goed is verlopen

In deze stap toont Yuki alle transacties die in het importbestand stonden. Dit zou 1 op 1 hetzelfde moeten zijn. 


Stap 4: Koppelen met rekeningschema Yuki


In deze stap dien je het MAR uit het oude pakket (links op het scherm) te koppelen aan het MAR in Yuki (rechts op het scherm). Ga als volgt te werk:
    • Automatisch koppelen: Door de knop ‘Match gelijke codes’ te gebruiken, zal Yuki automatisch grootboekrekeningen met dezelfde nummer koppelen. 
    • Handmatig koppelen:  Koppel elke oude rekening aan de corresponderende rekening in Yuki. De bovenste rekening van het oude MAR (linkerkolom) is automatisch al geselecteerd. Ga naar de rekening in het Yuki-schema (rechterkolom) en klik deze aan. De koppeling tussen de twee rekeningen wordt nu aangemaakt.
                    Het is mogelijk om verschillende rekeningen uit het oude MAR te koppelen aan éénzelfde rekening van het                            Yuki-MAR. Is de rekening die je wenst te koppelen nog niet beschikbaar in het Yuki-MAR, klik dan bij de oude                        rekening op de ‘verbergen-knop’  . Deze rekening wordt dan tijdelijk verborgen zodat je de volgende                                rekening kan gaan koppelen. Ben je klaar met alle rekeningen te koppelen, dan kan je de verborgen rekeningen                     weer zichtbaar maken door in de grijze balk op ‘Toon verborgen grootboekrekeningen’ te klikken. Je dient nu                        nieuwe grootboekrekeningen aan te maken in het Yuki-MAR en de webpagina te verversen om de nieuwe                            aangemaakte grootboekrekeningen te kunnen koppelen.

LET OP! Grootboekrekeningen die worden gebruikt voor de resultaatverwerking (693/793) kunnen niet gekoppeld worden aan hun de respectievelijke grootboekrekeningen in Yuki (693000 Over te dragen winst / 793000 Over te dragen verlies). Voor deze grootboekrekeningen maak je best een nieuwe rekening aan onder rekeningen 691000 en 791000.
    • Exporteer en importeer koppelingen: Als je de gelegde koppelingen wilt hergebruiken voor een andere administratie, dan kan je de koppelingen die je hebt gelegd exporteren en bewaren op je computer. Je kan dit bestand later opladen in een andere historische import door in stap 4 op ‘Importeer grootboekkoppelingen’ te klikken. Deze functie “Importeer grootboekkoppelingen” is enkel bruikbaar wanneer je in je Yuki-domeinen met een standaard-MAR werkt.
    • Koppelingen controleren en verwijderen: Controleer de gemaakte koppelingen nogmaals goed voordat je naar de volgende stap gaat. Je ziet de oude grootboekrekening en hun gekoppelde Yuki-rekening. Klik op het rode kruisje om de koppeling ongedaan te maken.

Stap 5: Aanmaken boekingen

Nu het importbestand compleet is en alle oude rekeningen gekoppeld zijn aan de Yuki-rekeningen, kan je de geïmporteerde transacties omzetten naar boekingen in Yuki. 
Je hebt 2 opties:
  1. Maak transacties per regel aan; voor elke transactie in het importbestand wordt een transactieregel in Yuki aangemaakt.
  2. Maak een saldo per maand aan; je krijgt dan 1 transactie per grootboekrekening per maand
De tweede optie wordt geprefereerd in geval van zeer grote bestanden (> 2000 transacties). Bij kleinere importbestanden gaat de voorkeur best uit naar optie 1.

TER INFO: Voor de volgende grootboekrekeningen wordt niet op de gekoppelde rekening geboekt, maar op een tijdelijke wachtrekening:           
     Vaste activa289999 Wachtrekening beginbalans activa
     Afschrijvingsrekeningen van vaste activa op de balans289999 Wachtrekening beginbalans activa
     Klanten400010 Wachtrekening beginbalans klanten
     Leveranciers440010 Wachtrekening beginbalans leveranciers
     Bankrekeningen (inclusief creditcards) en kassen
    550090 Wachtrekening beginbalans banken

De reden hiervoor is dat in de volgende stappen van de historische import (import openstaande klanten, openstaande leveranciers en afschrijvingstabel) deze zaken automatisch afgeboekt worden van deze wachtrekeningen en overgeboekt worden op de in stap 4 gekoppelde rekeningen. 


Stap 6: Importeren klanten

Deze stap is administratie afhankelijk. Zijn er geen openstaande klanten, dan kan je direct door naar de volgende stap.
In deze stap worden de openstaande klanten aangemaakt als boekingen in de vorm van de verkoopfactuur. Let op dat de geïmporteerde openstaande saldi aansluit met de grootboekrekening “Klanten” op de eindbalans.
De eerste rij van het CSV-bestand moet de kolomtitel bevatten. Je kopieert deze best van het voorbeeldbestand dat je onderaan deze help pagina terugvindt

Het yuki import formaat voor openstaande debiteuren
            Het importbestand moet een csv bestand zijn met de volgende kolommen met bijhorende waarden:
                
Code grootboekrekening  Verplicht Moet de rekening zijn die gekoppeld werd aan 40000 
Omschrijving grootboekrekeningVerplicht 
Datum factuurVerplichtdd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of / 
Openstaand bedrag                
Verplicht#####,## of ####.##,  geen duizendtal separator toegestaan 
Omschrijving factuurVerplicht 
ReferentieVerplicht Factuurdatum of boekstuknummer 
VervaldatumOptioneel dd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
Relatienaam Verplicht  
RelatiecodeOptioneelKan niet dezelfde zijn als Relatienaam 
BankrekeningOptioneel  

Een verkoopfactuur geef je in als een positief bedrag, terwijl je voor een creditnota een negatief bedrag ingeeft.

Probeer de domeingerelateerde relatienamen (niet hoofdlettergevoelig) te gebruiken in het importbestand zodat de openstaande facturen automatisch op de bestaande relatiekaartjes worden opgenomen. Mochten er dubbele relatiekaartjes zijn dan kunnen deze achteraf samengevoegd worden.

Tijdens de import van het bestand wordt direct per regel een verkoopfactuur aangemaakt op de datum van de factuur. Deze facturen kan je (ook onderling) gaan afpunten met betalingen, creditnota’s en andere facturen op dezelfde relatie. 
Als tegenrekening wordt de wachtrekening “beginbalans klanten” gebruikt. Als alles goed gaat, valt deze rekening op 0,00. Is dit niet het geval, dan was er geen aansluiting tussen de grootboekrekening “Klanten” op de eindbalans en het saldo van alle openstaande klanten volgens het apart opgeladen bestand.


Stap 7: Importeren leveranciers

Idem aan stap 6, maar dan voor leveranciers op de 440000-rekening.


Stap 8: Importeren vaste activa

In deze administratie afhankelijke stap kunnen vaste activa en de daarop afgeschreven bedragen worden geïmporteerd. Gebruik hiervoor een CSV bestand in het onderstaande formaat. Let op dat de geïmporteerde afschrijvingstabel aansluit met de beginbalans.

Het yuki import formaat voor vaste activa
    Het importbestand moet een CSV bestand zijn met de volgende kolommen met bijhorende waarden :

Code grootboekrekening  Verplicht Moet een rekening zijn die gekoppeld werd aan een activum rekening in Yuki (in stap 4)
Omschrijving grootboekrekeningOptioneel 
Omschrijving activum    Verplicht
Referentie of nummer activum               
Optioneel     
Datum aanschafVerplichtdd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
Bedrag aanschafVerplicht #####,## of ####.##,  geen duizendtal separator toegestaan
Start afschrijving    Optioneel dd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
AfschrijvingsmethodeOptioneel Moet leeg zijn of "L" of "D" voor Lineair of Degressief
Afschrijving in jarenVerplichtMoet een geheel getal zijn, zoals 3, 5, 10, 33 etc. Voor afschrijving met 3%, gebruik 33 jaar.
Restbedrag*Verplicht Moet 0,00 of groter zijn, maar niet groter dan bedrag aanschaf. Als je niet wenst af te schrijven, maak dit bedrag dan gelijk aan het aanschafbedrag
Reeds afgeschrevenVerplichtMoet 0,00 of groter zijn, maar niet groter dan bedrag aanschaf restbedrag. 

              *LET OP! Met Restwaarde bedoelen we residuwaarde en niet de boekwaarde. De boekwaarde zal Yuki automatisch                berekenen door ‘Reeds afgeschreven’ af te trekken van ‘Bedrag aanschaf’.
              Voor negatieve activumelementen (geactiveerde creditnota’s) zal je in de kolom ‘Restwaarde’ hetzelfde negatief                    bedrag moeten overnemen dat ook bij ‘Bedrag aanschaf’ staat. Je moet dit achteraf in Yuki niet gaan aanpassen;                    dat gebeurt automatisch.

Tijdens de import wordt een diverse postenboeking aangemaakt per activum. Tevens wordt voor de activa waarop reeds een bedrag werd afgeschreven een diverse post voor het cumulatief afgeschreven bedrag aangemaakt. Telkens wordt de “ 289999 Wachtrekening beginbalans activa” als tegenrekening gebruikt. Het saldo van de wachtrekening zou na deze import op 0,00 moeten staan. Is dat niet het geval, dan sloot de geïmporteerde afschrijvingstabel niet aan met de eindbalans of bent u vergeten de activumgroepsinstellingen in te stellen voordat stap 5 werd afgerond. In dit laatste geval ga je de activum-groepsinstellingen instellen en stap 3 verwijderen en opnieuw importeren (kies bij het verwijderen voor ‘Neen, alleen transacties’ zodat je het koppelen van het MAR en stappen 6 tot en met 8 niet opnieuw moet doen).


Stap 9: Completeer de import

In deze laatste stap van het importproces checkt Yuki het saldo op de startdatum in Yuki van de volgende tussenrekeningen: 
  • 499100 Wachtrekening beginbalans (oude importrekening, niet gebruikt in de historische import
  • 550090 Wachtrekening beginbalans banken
  • 400010 Wachtrekening beginbalans klanten
  • 440010 Wachtrekening beginbalans leveranciers
  • 289999 Wachtrekening beginbalans activa
Als je met een historische import + mutatiebalans werkt, zal dit voor klanten, leveranciers en banken pas op datum van de mutatiebalans op nul vallen.

Als achter één of meerdere rekeningen een kruisje staat, wil dat zeggen dat het saldo op de startdatum niet in evenwicht is.
Door op de betreffende rekening te klikken kan je deze controleren.

LET OP! Indien je het beginsaldo van de bankrekening(en) niet op voorhand invult, zal de ‘Wachtrekening beginbalans banken’ na de import nooit in evenwicht zijn. Wanneer je vervolgens wel een beginsaldo ingeeft, zal dit zich corrigeren.
Vallen de wachtrekeningen van de klanten en leveranciers niet op nul, dan is het mogelijk dat er in Yuki reeds facturen geboekt zijn met een factuurdatum vóór de startdatum van Yuki. Je zou de openstaande klanten en leveranciers dan via pdf’s en jpg’s kunnen opladen via de Yuki Postbus.

Stappen terug
Het kan voorkomen dat je één of verschillende importbestanden wil aanpassen en vervolgens opnieuw wil uploaden. De werkwijze hiervoor is als volgt:
    In de historische import wizard kan je stappen "terug" nemen door onderaan op de voorgaande stappen te klikken.                Bij sommige stappen vind je linksboven de knop 'verwijderen'. Klik je hierop, dan zal Yuki zowel het importbestand als de     daarbij behorende boekingen verwijderen.  
  • Volledige import verwijderen: Wil je de volledige import opnieuw doen dan dien je stap 3 te verwijderen en op ‘Ja’ te klikken. De grootboekkoppelingen zullen wel lokaal blijven bestaan. Als je deze wil aanpassen, dien je stap 3 te verwijderen, opnieuw op te laden en in stap 4 via de meerkeuzelijst ‘Al gematcht’ de koppelingen te verwijderen. 
  • Alleen het transactie-importbestand verwijderen: Als de import van de klanten, leveranciers en activa juist zijn, maar je wilt de balanstransacties opnieuw uploaden, dan kan je stap 3 verwijderen en daar kiezen voor ‘Nee, alleen transacties’. De overige importbestanden en boekingen blijven dan bestaan.

FAQ

    Moet het resultaat in de te importeren beginbalans reeds verwerkt zijn? 
        Ja.

    Wat met vooruitbetaling van facturen?
       Deze koppel je aan 440000 in Yuki tijdens stap 4. 

    Wat indien er een 411000-rekening aanwezig is?
       Koppel deze aan de 411000-rekening, maar vergeet deze dan niet over te boeken per diverse post op de eerste dag van        het boekjaar in Yuki naar 494900 en geef relatie Federale Overheidsdienst Financiën mee (enkel dan kan je deze RC           gaan afpunten).
        
    Mijn afschrijvingen staan dubbel op de 2xxxx9-rekening. Wat nu?
       Je kan de csv van de beginbalans in stap 3 er terug uithalen en de activum-groepsinstellingen daarna helemaal                   aanpassen. Uiteindelijk laad je in stap 3 de aangepaste beginbalans weer op.

    Komt het totaalbedrag van alle 2xxxx9​-rekeningen van de beginbalans/historieken (stap 2) overeen met het totaal van        het reeds afgeschreven bedrag (stap 8)? 
       Zoniet, dan zijn de afschrijvingen van het laatste boekjaar wellicht nog niet opgenomen.  

    Werd de creditcard in vorig pakket als leverancier geboekt?
       In Yuki wordt dit geboekt als een bank. Je kan deze openstaande van rekening 440000 overboeken naar de 550090.

    Zijn er verkoopfacturen geboekt met een datum vóór start van het eerste boekjaar in Yuki? 
       Je kan deze snel terugvinden door in de historieken van de wachtrekening op Btw te sorteren (eerst op                                Documentviewer klikken). 

    Zijn er aankoopfacturen geboekt met een datum vóór start van het eerste boekjaar in Yuki? 
       Je kan deze snel terugvinden door in de historieken van de wachtrekening beginbalans leveranciers op Btw te sorteren        (eerst op Documentviewer klikken).

    Ik heb mijn beginbalans reeds ingegeven via diverse posten. Kan ik de openstaande klanten, leveranciers en/of                   afschrijvingstabel opladen met de historische import?
       Ja, je zal dan wel een “balans” moeten inlezen in stap 2 (neem de kolomkoppen over van het voorbeeldbestand,                  definieer de nodige activumrekeningen/klantenrekening/leveranciersrekening), koppel deze rekeningen aan Yuki-                  grootboekrekeningen en importeer de openstaande klanten, leveranciers en/of afschrijvingstabel.

    TIP: CSV heeft aparte kolommen voor dag/maand/jaar.
       Maak gebruik van Excel-functies zoals =TEKST.SAMENV, =LINKS, =RECHTS, =DEEL of gebruik een ampersand om cellen        samen te voegen.
       Hier kies je best voor de optie “Plakken speciaal” - “Enkel waarden” zodoende dat de formule hierachter verdwijnt en           enkel de waarden overblijven.


Subpagina''s (1): Mutatiebalans
ċ
Activa voorbeeldbestand historische import.csv
(1k)
Minal Bashir-Dar,
29 aug. 2018 00:32
ċ
Historische transacties.csv
(0k)
Minal Bashir-Dar,
29 aug. 2018 00:30
ċ
Openstaande klanten historische import.csv
(1k)
Minal Bashir-Dar,
29 aug. 2018 00:31
ċ
Openstaande leveranciers historische import.csv
(1k)
Minal Bashir-Dar,
29 aug. 2018 00:32
ċ
YUKI - Basisbestand CSV - Diverse posten boeking.csv
(2k)
Minal Bashir-Dar,
30 aug. 2018 13:07
Comments