Backoffice vragen en antwoorden

Als accountant heb je de mogelijkheid om in jouw portaal standaard vragen en antwoorden in te stellen. Zo bespaar je heel wat tijd door niet steeds opnieuw veel voorkomende vragen te moeten uittypen. Ook wanneer je een vraag stelt aan een Franstalige gebruiker zal Yuki jouw vraag automatisch in het Frans vertalen indien je deze vertaling op je portaal hebt toegevoegd.

Standaardvragen en antwoorden instellen
In je Yuki backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op 'Instellingen'. Klik vervolgens op het icoon 'Backoffice vragen'. 

Het volgende scherm wordt geopend: 

Hier vind je een overzicht van al jouw ingestelde vragen en antwoorden, alsook verschillende opties om zaken toe te voegen of te wijzigen: 
  • Aanmaken van nieuwe standaardvragen en/of antwoorden.
  • Importeren van standaardvragen en/of antwoorden
  • Instellen van vragen in meerdere talen (Nederlands, Frans, Engels)
Alle standaardvragen en/of antwoorden kunnen op elk moment weer worden verwijderd door te klikken op de knop 'Verwijderen'. 

In de taakbalk vinden we volgende zaken:

  • In de voorziene dropdown menu linksboven heb je de mogelijkheid om te filteren op vragen of antwoorden om deze weer te geven en te creëren. 
     

  • Om nieuwe vragen of antwoorden toe te voegen kan je klikken op het plusje:
     
  • Onderstaande scherm wordt geopend waar je een omschrijving dient in te geven. Deze omschrijving zal zichtbaar zijn in de keuzelijst van vragen of antwoorden in de Yuki postbus van de backoffice medewerker. Bij het type kan je instellen of het om een Vraag of Antwoord gaat.  
Yuki vult automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer in. Dit kan steeds aangepast worden. De nummers hoeven niet opéénvolgend te zijn. 
Indien nodig is er ook de mogelijkheid om telkens een vertaling toe te voegen. Het tekstvak van de eerste taal is een verplicht veld en moet bijgevolg tekst bevatten.


  • Yuki heeft ook een hele hoop bestaande vragen en antwoorden die mogelijk ook voor jou relevant en bruikbaar zijn. Deze kan je importeren door te klikken op onderstaande knop:
  •   
LET OP!
Alleen Nederlandstalige standaardvragen en antwoorden kunnen worden geïmporteerd. Deze worden altijd in het tekstvak van de eerste taal gezet ook al is dit niet de taal Nederlands. De vertaling kan je wel steeds manueel toevoegen alsook is er de mogelijkheid om de gegevens van de standaardvraag aan te passen door te klikken op > voor de desbetreffende vraag of antwoord. 

  • Via de instellingen is het eveneens mogelijk om de gewenste taal te selecteren. Hierbij kan je o.a. vragen en antwoorden aanmaken die gebruikt kunnen worden voor jouw Nederlandstalige, Franstalige of zelfs Engelstalige klanten.         
Onderstaande scherm wordt geopend waarbij je maximaal drie talen kan selecteren waarbij de eerste taal verplicht is, de tweede en derde taal zijn optioneel. 

Standaardvragen en antwoorden gebruiken
Wanneer je in een document een vraag stelt als backoffice gebruiker zal je de mogelijkheid hebben om via het dropdown menu al jouw gekozen vragen en antwoorden te selecteren. Yuki vult dan automatisch alles in en kijkt welke taal de geadresseerde gebruiker of de backoffice medewerker heeft ingesteld bij zijn of haar persoonlijke voorkeuren.
Een vraag stellen doe je door op de knop rechtsboven te klikken. 

Ook via de Yuki postbus kan je steeds een nieuwe vraag aan je klant of een andere backoffice gebruiker beginnen.


LET OP!
In het portaal moet er bij die standaardvraag dan wel een tekstvak (met tekst) van die taal aanwezig zijn. Is dit niet het geval dan zal Yuki de tekst in het tekstvak van de eerste (verplichte) taal gebruiken.


Comments