Importeren historische cijfers

In Yuki kan je nu ook historieken importeren zodat je meteen vergelijkende cijfers hebt. Om dat te doen moet je een aantal stappen doorlopen. Om je hierbij goed te begeleiden hebben we een wizard gemaakt die je stap voor stap door het proces leidt.

Historische cijfers importeren in Yuki




Deze wizard vind je onder de BO-bol -> Importeren en kies in de taakbalk voor "Historische data importeren"

 
Als je in je domein meerdere administraties hebt dien je eerst een administratie te selecteren.  Daarna kom je in de eerste van in totaal 9 stappen van de import-wizard.  We behandelen hieronder elk van de stappen.

Stap 1: Import voorbereiden

Voordat je gaat importeren dien je eerst te zorgen dat je administratie instellingen, je grootboekrekeningen en enkele andere zaken goed staan. Je kunt het importproces wel onderbreken, maar het proces doorloop je veel sneller als je eerst een aantal zaken hebt voorbereid.
  • Zorg dat je administratieprofiel volledig is ingevuld. Belangrijkste daarbij is dat je de juiste rechtsvorm hebt gekozen en de startdatum van het eerste boekjaar hebt ingesteld. Lees hier meer over het invullen van het administratieprofiel
  • Maak alle bankrekeningen (en credit cards) aan die je in de oude administratie gebruikt hebt en waar nog een saldo op staat. Tijdens het aanleggen van een bankrekening wordt direct ook een grootboekrekening aangemaakt. Die heb je straks nodig bij het importeren van de historische gegevens.  Lees hier hoe je een bankrekening of credit card aan-maakt.
  • Doorloop het MAR en zorg ervoor dat je alle rekeningen hebt geactiveerd of aangemaakt die je voordien in de oude administratie gebruikt hebt.  Lees hier hoe je het rekeningschema bewerkt.
  • Indien je ook met vaste activa te maken hebt in je administratie, zorg dan dat voor alle vaste activa rekeningen de "groepsinstellingen" goed zijn gedefinieerd. Voor de import is het belangrijk dat bekend is welke afschrijvingsrekening bij welke investeringsrekening hoort. Lees hier hoe je groepsinstellingen voor activa rekeningen aanmaakt. 

Als je alle voorbereidingen hebt getroffen kun je naar de volgende stap gaan.

Stap 2: Importeren historische transacties

Als eerste gaan we de historische transacties uit het oude softwareprogramma importeren. Op dit moment wordt enkel nog een vast Yuki-formaat als importbestand gebruikt. Werk je met een veel gebruikt softwarepakket en heb je veel administraties te importeren, neem dan contact op met yuki om te bespreken of we al dan niet een specifieke import kunnen maken.

Het yuki import formaat voor historische gegevens
Het importbestand moet een csv bestand zijn met de volgende velden:

 Code grootboekrekening Verplicht    Rekening code uit oude softwarepakket
 Omschrijving grootboekrekening Verplicht     
 Datum transactie Verplicht dd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
 Referentie OptioneelFactuurnummer of boekstuknummer
 Bedrag     Verplicht #####,## of ####.##,  geen duizendtal separator toegestaan 
 Omschrijving Verplicht 
 Relatienaam Optioneel 
 Relatiecode Optioneel 

De eerste regel van het bestand moet de kolomnamen bevatten. Je bent vrij om de kolomnamen te bepalen, maar de volgorde van de kolommen moet altijd zijn zoals hierboven beschreven. 

Verder moet op elke transactiedatum het saldo van alle transacties op die datum 0,00 zijn. Is dat niet het geval, of heb je te maken met kleine afronding verschillen, dan kun je die in een van de volgende stappen nog recht zetten.

Let op: grootboekrekeningen die worden gebruikt voor de resultaatverwerking (693/793) kunnen niet gekoppeld worden aan de respectievelijke grootboekrekeningen in Yuki (693000 Over te dragen winst / 793000 Over te dragen verlies). Hiervoor kan je best extra rekeningen aanmaken in het MAR onder 691000 en 791000.

Je kan zo'n CSV bestand eenvoudig in Excel maken en het dan bewaren als Comma Separated Value (CSV gescheiden door lijstscheidingstekens). Je kan hier ook een voorbeeldbestand downloaden.

LET OP: je kan maar 1 bestand met historische transacties per administratie importeren. Zorg dus dat je een zo compleet mogelijk bestand hebt.

Sleep het CSV bestand op het grijze vlak, of klik op het vlak om het bestand op je computer op te zoeken en te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand aan alle technische vereisten voldoet. Daarna worden alle historische transacties geïmporteerd.


Stap 3. Controleer of de import goed is verlopen

In deze stap tonen we alle transacties die in het import bestand stonden. Dit zou 1 op 1 hetzelfde moeten zijn. Mocht op een bepaalde datum de transacties niet in evenwicht zijn (per saldo op 0,00 uitkomen), dan tonen we een knop in de taakbalk waarmee je de onevenwichtigheid kunt "repareren". We maken dan op elke datum waarop dat voorkomt een extra transactie aan op rekening "Onbekend". Zie je teveel fouten of is het bestand niet compleet, verwijder dan in deze stap het geïmporteerde bestand weer. Alle boekingen die eventueel in stap 5 al werden aangemaakt worden dan ook verwijderd. 



Stap 4. Koppelen met rekeningschema Yuki

In deze stap dien je het MAR uit het oude pakket te koppelen aan het schema in Yuki. Ga als volgt te werk.

Handmatig koppelen
Koppel 1 voor 1 de oude rekening aan de corresponderende rekening in Yuki. De bovenste rekening van het oude schema (linker kolom) is automatisch al geselecteerd. Ga naar de rekening in het Yuki schema (rechter kolom) en klik deze aan. De koppeling tussen de twee rekeningen wordt nu direct aangemaakt. De te koppelen oude rekening verdwijnt. 
Is de rekening die je wenst te koppelen nog niet beschikbaar in het schema van Yuki, klik dan bij de oude rekening op het teken rechts van de omschrijving. Deze rekening wordt dan tijdelijk verborgen.  Ben je klaar met alle rekeningen dan kun je de nog aan te maken rekening weer zichtbaar maken door in de taakbalk op hetzelfde symbool te klikken.

Automatisch koppelen
Gebruikte je in het oude softwareprogramma een rekeningschema dat sterk lijkt op dat van Yuki dan kan je de rekeningen die dezelfde code hebben al direct automatisch koppelen. Gebruik daarvoor de functie "Match gelijke codes" in de taakbalk.

Exporteer en importeer koppelingen
Als je de import wizard nogmaals wenst te gebruiken voor een ander domein dan kan je de koppelingen die je hebt gemaakt exporteren en bewaren op je computer. Je kan dat bestand dan later hergebruiken in een nieuw domein door het daar te importeren.

Koppelingen controleren en verwijderen
Controleer de gemaakte koppelingen nogmaals goed voordat je naar de volgende stap gaat. Dat doe je door links in de taakbalk te kiezen voor "Al gematched".  Je ziet hier de oude rekening en gekoppelde yuki rekening. Klik op het rode kruisje om de koppeling te verbreken. 

Als de koppelingen compleet en oké zijn kun je door naar de volgende stap.



Stap 5: Aanmaken boekingen

Nu de import compleet is en alle oude rekeningen gekoppeld zijn aan de yuki rekeningen, kan je de geïmporteerde transacties overzetten naar boekingen in Yuki. Je hebt 2 opties:
  1. Maak transacties aan. Voor elke transactie in het importbestand wordt een transactieregel in Yuki aangemaakt.
  2. Maak een periodesaldo aan. Je krijgt dan 1 transactie per grootboekrekening per maand
De tweede optie is het beste bij zeer grote bestanden (> 2000 transacties). Bij kleinere administraties is optie 1 te prefereren.

LET OP: Voor de volgende rekeningen wordt niet op de gekoppelde rekening geboekt, maar op een tijdelijke rekening. Dit geldt voor:
  • Vaste activa rekeningen (gaan naar de rekening "Wachtrekening openingsbalans")
  • Afschrijvingsrekeningen (balans) vaste activa. (gaan ook naar die wachtrekening)
  • Debiteuren (gaat naar "Wachtrekening beginbalans klanten")
  • Crediteuren (gaat naar "Wachtrekening beginbalans leveranciers")
  • Bankrekeningen (gaan naar "Wachtrekening beginbalans banken")
De reden hiervoor is dat in de volgende stappen (import van debiteuren, crediteuren en activa) De individuele posten die aan het einde van de openingsbalans nog open stonden geboekt worden op die correcte rekeningen en tegengeboekt op de wachtrekeningen. 



Stap 6: Importeren klanten

Deze stap is optioneel. Zijn er geen openstaande klanten, dan kan je direct door naar de volgende stap.
In deze stap worden de facturen van klanten die nog open stonden op de eindbalans aangemaakt. Daarvoor dient een CSV bestand gebruikt te worden met het volgende formaat:

Het yuki import formaat voor openstaande debiteuren
Het importbestand moet een csv bestand zijn met de volgende velden:

 Code grootboekrekening Verplicht    Moet de rekening zijn die gekoppeld werd aan yuki: 400000
 Omschrijving grootboekrekening Verplicht     
 Datum factuur Verplicht dd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
 Openstaand bedrag Verplicht#####,## of ####.##,  geen duizendtal separator toegestaan 
 Omschrijving factuur     Verplicht 
 Referentie Verplicht Factuurnummer of boekstuknummer
 Vervaldatum  Optioneel dd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
 Relatienaam Verplicht 
 Relatiecode Optioneel Kan niet hetzelfde zijn als Relatienaam
 Bankrekening         Optioneel 

De eerste regel van het bestand moet de kolomnamen bevatten. Je bent vrij om de kolomnamen te bepalen, maar de volgorde van de kolommen moet altijd zijn zoals hierboven beschreven. 

Tijdens de import van het bestand wordt direct per regel een verkoopfactuur aangemaakt op de datum van de factuur. Als tegenrekening wordt de Wachtrekening beginbalans klanten gebruikt. Als alles goed gaat loopt daarmee die tussenrekening weer op 0,00. Is dat niet zo dan was er geen aansluiting tussen het debiteurensaldo in de grootboektransacties en het saldo van alle openstaande posten debiteuren.

Je kan hier een voorbeeldbestand vinden.

Stap 7: Importeren leveranciers

Idem als stap 6, maar dan voor leveranciers op de 440000-rekening.

Je kan hier een voorbeeldbestand vinden.

Stap 8: Importeren vaste activa

In deze stap kunnen eventuele vaste activa en de daarop afgeschreven bedragen worden geïmporteerd. Gebruik hiervoor een CSV bestand in het onderstaande formaat.

Het yuki import formaat voor vaste activa
Het importbestand moet een CSV bestand zijn met de volgende velden:

 Code grootboekrekening Verplicht    Moet een rekening zijn die gekoppeld werd aan een activum rekening in Yuki
 Omschrijving grootboekrekening Optioneel     
 Omschrijving activum Verplicht 
 Referentie of nummer activum     Optioneel 
 Datum aanschaf Verplichtdd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
 Bedrag aanschaf Verplicht#####,## of ####.##,  geen duizendtal separator toegestaan 
 Start afschrijving  Optioneeldd-mm-jjjj of d-m-jj, scheiding door - of /
 Afschrijvingsmethode OptioneelMoet leeg zijn of "L" of "D" voor Lineair of Degressief
 Afschrijving in jaren         VerplichtMoet een geheel getal zijn, zoals 3, 5, 10, 33 etc. Voor afschrijving met 3%, gebruik 33 jaar.
 Restbedrag        VerplichtMoet 0,00 of groter zijn, maar niet groter dan bedrag aanschaf. Als je niet wenst af te schrijven, maak dit bedrag dan gelijk aan het aanschafbedrag
 Reeds afgeschreven     VerplichtMoet 0,00 of groter zijn, maar niet groter dan bedrag aanschaf restbedrag. 

Tijdens de import wordt een diverse postenboeking aangemaakt per activa. Tevens wordt voor de activa waarop reeds een bedrag werd afgeschreven een diverse post voor het cumulatief afgeschreven bedrag aangemaakt. Telkens wordt de Wachtrekening beginbalans activa als tegenrekening gebruikt. Het saldo van de wachtrekening zou na deze import op 0,00 moeten staan. Is dat niet het geval, dan sloot het saldo van de grootboek transacties op activa rekeningen niet aan op het saldo van de activa import.

Je kan hier een voorbeeldbestand vinden.

Stap 9: Completeer de import

In deze laatste stap van het importproces checkt Yuki het saldo op de startdatum van de volgende 
tussenrekeningen:

499100 Wachtrekening beginbalans
550090 Wachtrekening banken
400010 Wachtrekening klanten
440010 Wachtrekening leveranciers
289999 Wachtrekening activa



Als achter één of meerdere rekeningen een kruisje staat wil het zeggen dat het saldo op de startdatum niet in balans is.
Door op de betreffende rekening te klikken kan je deze controleren.

Let op: Indien je het beginsaldo van de bankrekening(en) niet op voorhand invult zal de wachtrekening beginbalans banken na de import nooit in evenwicht zijn. Wanneer je vervolgens wel een beginsaldo ingeeft zal dit zich corrigeren.


Stappen terug

Het kan voorkomen dat je één of verschillende importbestanden wil aanpassen en vervolgens opnieuw wil uploaden. De werkwijze hiervoor is als volgt:

In de historische import wizard kan je stappen "terug" nemen door onderaan op de voorgaande stappen te klikken.




linksboven in verschillende stappen vind je ook de knop 'verwijderen'.


Klik je hierop, dan zal Yuki het importbestand en alle daarbij behorende boekingen verwijderen.  

Wil je de volledige import opnieuw doen dien je stap voor stap alle gedane acties te verwijderen. De grootboekkoppelingen zullen wel blijven bestaan, als je deze wil aanpassen dien je het importbestand te verwijderen en vervolgens opnieuw te uploaden, je doorloopt alle stappen weer en kan in stap 4 de koppeling aanpassen. 

Alleen het transactie-importbestand verwijderen

Als de import van de klanten, leveranciers en activa juist zijn, maar je wilt de balanstransacties opnieuw uploaden,
kan je vanuit de historische import wizard in één keer op stap 3 klikken. Hier verwijder je alleen het transactie- importbestand. De overige importbestanden en boekingen blijven bestaan.


Yuki Masterclass 2017

ċ
Activa voorbeeldbestand historische import.csv
(1k)
Jeroen Heremans,
30 mrt. 2017 07:28
ċ
HistoricDataExampleBE.csv
(0k)
Jeroen Heremans,
14 feb. 2017 04:25
ċ
Openstaande klanten historische import.csv
(1k)
Jeroen Heremans,
29 mrt. 2017 07:43
ċ
Openstaande leveranciers historische import.csv
(1k)
Jeroen Heremans,
29 mrt. 2017 07:43
Comments