Aanmaningenservice Yuki

Aanmaningenservice Yuki

De Yuki herinneringen en aanmaningen service helpt je om sneller je geld te ontvangen van je klanten. Door een goed getimed en zorgvuldig proces van herinneringen en aanmaningen, worden je facturen op een klantvriendelijke manier vaker onder de aandacht gebracht van je klanten. Het aanmaningenproces wordt grotendeels door Yuki bewaakt en geautomatiseerd uitgevoerd en vergt geen directe handelingen van de gebruiker. Je vindt deze service onder Boekhouding->Verkoop->Instellingen Herinneringen.

Het aanmaningsproces

Een aanmaningsproces kan in de praktijk uit vier delen bestaan:
  • Versturen van herinneringen
  • Versturen van aanmaningen
  • Incasseren door incassobureau
  • Incasseren door een deurwaarder
De Yuki service helpt je bij de eerste twee delen van het incassoproces. Deel drie en vier dien je nu nog uit te besteden aan een extern incassobureau. 

Herinneringen en aanmaningen

Per factuur worden maximaal vier brieven (per e-mail) verstuurd:
  • Herinnering 1 die drie dagen voor de vervaldatum van de factuur verstuurd wordt. Doel is nogmaals de factuur onder de aandacht van de klant te brengen en aan te geven dat de vervaldatum binnenkort verstrijkt. Dit kan worden uitgeschakeld.
  • Herinnering 2 die tien dagen na de vervaldatum verstuurd wordt.
  • Aanmaning 1 die 30 dagen na de vervaldatum verstuurd wordt
  • De ingebrekestelling die 45 dagen na de vervaldatum verstuurd wordt
Bovenstaande termijnen zijn allemaal ook naar wens in te stellen.

Hoe werkt het

Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande facturen een brief verstuurd moet worden. Yuki selecteert automatisch welke layout van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.

Om te voorkomen dat er onterecht aanmaningen verstuurd worden, controleert Yuki eerst of de boekhouding voldoende bijgewerkt is:
  • De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen. Dit om te voorkomen dat de klant al betaald heeft maar de administratie van de bank nog niet is bijgewerkt. Dus voor een goed werkende Yuki service is het raadzaam minimaal elke twee weken de bank te uploaden.
  • Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn. Om te voorkomen dat er onterecht een aanmaning wordt verstuurd, verstuurt Yuki geen herinneringen zolang er niet-gematchte betalingen zijn van die klant.
LET OP: de openstaande posten die via een diverse posten boeking zijn aangemaakt voor bijvoorbeeld de beginbalans lopen niet mee in de aanmaningenprocedure!

Blokkeren van klanten voor aanmaningen

Als je bepaalde klanten uit wil sluiten van het aanmaningenproces, kun je het versturen van brieven blokkeren. Dat doe je door op de adreskaart van de klant (in de tab Extra) het hokje "Blokkeren voor aanmaningen" aan te vinken.



Blokkeer voor aanmaning
Bij "Instellingen herinneringen" kun je op de tab "Geblokkeerde relaties" zien welke klanten geblokkeerd zijn. Je kunt ze daar ook deblokkeren.

Andere redenen voor het niet versturen van aanmaningen

Er zijn nog diverse zaken die het versturen van een brief kunnen tegenhouden:

  • De factuur is al te oud. Facturen die bij het activeren van de Yuki service al ouder zijn dan 90 dagen worden overgeslagen
  • De factuur staat in de lijst "te domiciliëren"
  • De factuur staat in de lijst "betaling onderweg"
  • De factuur staat in de lijst "Storno"
  • Er is voor de factuur de laatste zeven dagen al een handmatige of automatische aanmaning verstuurd
  • De factuur is "post factum" aangemaakt. Dit houdt in dat de datum waarop de factuur is aangemaakt na de vervaldatum ligt.
De Yuki service activeren en instellen
Ga naar Boekhouding -> Verkoop -> Instellingen herinneringen en klik op de tab "Automatische herinneringen". Doorloop het activeringsformulier. Na het activeren word je naar de instellingen doorgeleid. De service staat nu nog in stand-by modus. Dat wil zeggen dat je wel alle voorbereidingen kunt treffen maar de brieven worden nog niet daadwerkelijk verstuurd. Om de activering af te ronden, dien je eerst zorgvuldig de volgende zaken te bekijken en in te stellen:
  • Controleer de teksten en lay-outs van de brieven
  • Blokkeer de relaties die uitgesloten moeten worden van het aanmaningenproces
  • Doorloop de instellingen
Start de service dus niet voordat je deze drie stappen zorgvuldig hebt doorlopen!

Instellingen

E-mail afkomstig van adres
Vul hier het e-mailadres in van waaruit de herinneringen en aanmaningen verstuurd moeten worden. In de praktijk zal de klant soms willen reageren op de aanmaning en dit doen door een antwoord op de e-mail te doen. Zorg er dus voor dat het e-mailadres regelmatig geraadpleegd wordt.

Minimumbedrag openstaand

Om te voorkomen dat er aanmaningen verstuurd worden voor te kleine bedragen, kun je hier het minimumbedrag invullen.

Minimumpercentage openstaand

Om te voorkomen dat kleine betalingsverschillen leiden tot aanmaningen, kun je ook een percentage opgeven. Voorbeeld: als je 2% invult, zal van een factuur van 1000 euro waarvan minder dan 20 euro nog openstaat, geen aanmaning meer verstuurd worden.

E-mailadres voor rapportage

Je wordt door Yuki op de hoogte gehouden van de brieven die verstuurd werden en voor welke facturen geen brieven verstuurd werden. Hier kun je aangeven aan wie Yuki die rapportage moet sturen.

Rapportage wordt verstuurd

Geef aan of en hoe vaak de rapportage verstuurd moet worden.

Lay-outs

De inhoud en opmaak van de brieven kunnen grotendeels aan je bedrijf en je activiteiten worden aangepast. Yuki maakt standaard vier brieven aan die verstuurd worden in het proces in jouw taal. De teksten van de brieven kun je zelf aanpassen. Ga daarvoor naar de tab "Lay-outs" van de "Instellingen herinneringen". Selecteer de lay-out en klik in de knoppenbalk op "Wijzigen". Pas de teksten aan, wijzig de taal, maak de lay-out op (wij adviseren een PDF lay-out als achtergrond te gebruiken) en bewaar de lay-out weer.

Meerdere talen
Indien je factureert in meerdere talen kan je ook automatisch herinneringen versturen in alle talen die beschikbaar zijn binnen Yuki. Dit gaat dan naast Nederlands ook om Frans, Duits en Engels. Om automatisch in meerdere talen aanmaningen te versturen dien je volgende zaken in te stellen:
  1. Duid een taal aan in al je factuur layouts
    Dit is van toepassing wanneer je de module Yuki factuur gebruikt. Is dit niet het geval? Maak dan per taal een factuur layout aan in de Factuurinstellingen en voeg deze layout toe als standaard bij al je klanten.

  2. Kijk de herinneringsniveaus na
    Zorg ervoor dat je per herinneringsniveau en betaalwijze een unieke layout hebt per taal. Zo kan Yuki steeds de juiste aanmaning versturen.

  3. Controleer de rapportage
    In de "Instellingen herinneringen" vind je onder het tabblad "Automatische herinneringen" de mogelijkheid om een rapport te versturen naar een bepaalde gebruiker met alle (niet-) verstuurde aanmaningen. Klik onderaan op "Bekijk het testrapport" om al op voorhand te bekijken welke herinneringen verstuurd zullen worden of welke niet, en om welke reden.

LET OP: bedenk wel bij het aanpassen dat de verzending na een vastgesteld aantal dagen verstuurd wordt

Voor meer informatie over het aanpassen van lay-outs verwijzen we ook graag naar:


Zie ook

Comments