Betaallijst

Handleiding Yuki Betaalservice.mp4


In Yuki heb je de mogelijkheid om betaalbestanden aan te maken die je bij de bank kan aanleveren. Dit is een verzamelbestand van verschillenden betalingen dat je in één keer kan opladen via het internetportaal van de bank om zo makkelijk de betalingen te kunnen uitvoeren (na het voorzien van een elektronische handtekening). Het grote voordeel dat Yuki hiermee aanbiedt, is het vervangen van het handmatig ingeven van de betalingen bij de bank.

Let op: Dit kan slechts bij een aantal banken. Meer informatie kan je in het bestand onderaan deze pagina terugvinden. Voor de Belgische grootbanken (KBC, ING, BNP Paribas en Belfius) zal de mogelijkheid er zeker zijn.


De betaalbestanden worden opgemaakt volgens het Europese SEPA-formaat.


Waar vind ik deze terug? 

De betaalfunctionaliteit is een extra module in Yuki dat geactiveerd dient te worden. Eenmaal geactiveerd, vind je deze terug onder de Bank-bol en vervolgens links in het menu onder de naam Betaallijst.

De betaallijst toont een overzicht van alle zaken die nog betaald moeten worden  (of waarvan de betaling reeds onderweg is) waaronder aankoopfacturen, onkostendeclaraties, loonfiches en verkoop creditnota’s. 


De betaallijst kent volgende categorieën:

  • Betaalbaar gesteld: o.a. facturen met betaalwijze overschrijving

  • In behandeling: facturen die eerst goedgekeurd dienen te worden (zie Betaallijst beveiliging verder in de handleiding) of documenten die handmatig, vanuit het niveau Betaalbaar gesteld,  in wacht gezet zijn geweest

  • Onderweg: facturen met betaalwijze bancontact/creditcard/domiciliëring of facturen die reeds deel uitmaken van een in verleden opgemaakte betaalbestand. De betaling van deze facturen is reeds onderweg.

  • Historie: bestaande uit de reeds aangemaakte SEPA betaalbestanden


Je kan de betaallijst op twee manieren gebruiken:

Handmatig
De betaallijst dient dan als een werklijstje. Telkens als je een betaling handmatig aangemaakt en uitgevoerd hebt in het internetportaal van je bank, kan je hier de post aanvinken en in de toolbar op de knop "Markeer als betaald" klikken. 

Via een betaal bestand volgens het Europese SEPA formaat

Je kan met Yuki ook betaalbestanden aanmaken die je bij de bank kunt aanleveren. Dit is een verzamelbestand van diverse betalingen dat je bij de meeste banken via het internetportaal van de bank kunt aanbieden. Je hoeft dan de betalingen niet meer handmatig in te geven bij de bank. Je hoeft enkel het bestand te uploaden en van een elektronische handtekening te voorzien. Meer info vind je hier.


Verklaring van de standaard kolommen

  • Betalen voor. Dit is de vervaldatum van de inkoopfactuur of declaratie
  • Aan. Naam van de begunstigde
  • Bankrekening. Bankrekening van de begunstigde
  • Open. Het bedrag dat nog betaald moet worden
  • BK. Het bedrag van de betalingskorting. Is dit rood i.p.v. groen, dan is de factuur al vervallen
  • Betaalstatus Nog niet betaald.  Deels betaald.
  • TypeType betaling: aankoopfactuur , declaratie , loonfiche of verkoopcreditnota
  • Onderwerp. De omschrijving van het document
  • Factuurdatum.
  • Factuurnummer.
Via de instellingen  van het overzicht kan je zelf nog extra velden toevoegen:
  • Factuurbedrag. Oorspronkelijk bedrag van de factuur of declaratie.
  • Factuurbedrag V.V. Vreemde valuta
  • Betaald. Bedrag dat reeds betaald is of gekoppeld is met een deelbetaling of creditnota is
  • Openstaande posten.  geeft aan dat er meerdere posten open staan voor deze relatie  bv. manuele deelbetaling of creditnota die nog gekoppeld moet worden met een aankoopfactuur.
  • Administratie. Administratie waarin het document geboekt is
  • Taak. Status van de gekoppelde taak aan het document. Binnen de betaalfunctionaliteit in Yuki, is er de mogelijkheid om te werken met een goedkeuringsflow.  Dit kan ofwel door manueel taken aan te maken ter goedkeuring (via de Office module) ofwel automatisch (via de Workflow module). De Workflow module biedt de mogelijkheid dat er na het verwerken van een document, automatisch een taak wordt gegenereerd. Hiermee zal Yuki aan de hand van de ingestelde opties, de documenten onder de aandacht brengen van een specifieke persoon die deze dient goed te keuren.

Hoe maak ik een betaalbestand aan?

  1. Kies de bankrekening van waaruit de betalingen uitgevoerd zullen worden.



  1. Selecteer in de betaallijst de facturen die je gaat betalen. Rechtsboven zal getoond worden wat het totaal bedrag van het betaalbestand bedraagt.

  2. Klik vervolgens op de knop "Bereid betaling voor" in de menubalk. Het bestand heeft nu status Concept

  3. Momenteel staat je betaalbestand nog in concept. Vooraleer je dit bestand definitief kan maken, dien je de nieuwe bankrekeningen nog te valideren. De bankrekening wordt namelijk ingevuld door Yuki en de accountant, maar het is aan de jou (de ondernemer) om deze te controleren en te bevestigen.

Deze worden aangegeven met een gele bol .

Een groene bol betekent dat de bankrekening voor de relatie reeds in het verleden al gevalideerd werd.

In het Concept SEPA betaalbestand kan je steeds facturen verwijderen of opnieuw facturen aan toevoegen van zolang deze nog niet definitief is.

  1. Bij de verwerkingsdatum wordt ingegeven wanneer de facturen betaald moeten worden voor het volledige bestand. Alle betalingen van de opgenomen facturen zullen op deze ingegeven datum uitgevoerd worden

Het is ook mogelijk om elke factuur individueel een betaaldatum te geven, dit

doe je door de regel open te klikken via het pijltje vooraan (zie puntje 6).

  1. Klik op het icoon > om de bankrekening te verifiëren en om eventuele aanpassingen aan de betaling te maken.

Hierbij kan je ook per factuur gaan ingeven wanneer de betaling uitgevoerd dient te worden.

  1. Van zodra voor iedere factuur de bankrekening geverifieerd is, heb je de optie om de betaalbestand definitief te maken.

  1. Eenmaal definitief, zal je het SEPA bestand kunnen downloaden om op te laden in jouw homebanking systeem. Het is eveneens mogelijk om het bestand rechtstreeks door te sturen voor ING rekeningen indien de koppeling van toepassing is. Klik hier voor meer informatie.


Facturen tijdelijk blokkeren voor betaling (in behandeling zetten)

Als je bepaalde facturen tijdelijk wil blokkeren om te voorkomen dat deze al betaald worden bijvoorbeeld in afwachting van een creditnota, kan je deze voorlopig in wacht zetten. Selecteer de facturen dat je nog niet wil betalen en klik in de grijze taakbalk op de knop . Deze facturen komen vervolgens in de categorie In behandeling terecht.

Vanuit dit overzicht, heb je steeds de mogelijkheid om de factuur terug in de betaallijst te verplaatsen door deze vrij te geven voor betaling .



Facturen markeren als betaald

Facturen die al betaald zijn, kunnen handmatig uit te lijst gehaald worden door te klikken op de knop  en verplaatst worden naar de categorie Onderweg. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn indien zonet overgestapt wordt naar deze module om te voorkomen dat facturen die reeds betaald zijn, op te nemen in een betaalbestand.

Facturen met betaalwijze bancontact/creditcard/domiciliëring of facturen die reeds deel uitmaken van een in verleden opgemaakte betaalbestand komen standaard in het niveau Onderweg terecht. De betaling van deze facturen is reeds onderweg.

Documenten in het niveau Onderweg kunnen door middel van de knop Zet in betaallijst opnieuw betaalbaar gesteld worden.

Let op: Facturen in vreemde valuta komen ook in de betaallijst terecht maar kunnen niet betaald worden aan de hand van een SEPA betaalbestand aangezien dit alleen maar Eurobetalingen toelaat.  Deze moet je handmatig uit de lijst halen door deze te markeren als betaald.


In de betaallijst module heb je de mogelijkheid om met een goedkeuringsflow te werken waarbij facturen eerst goedgekeurd dienen te worden alvorens deze in de betaallijst terecht kunnen komen. De betaallijst beveiliging zorgt ervoor dat facturen standaard in het beveiligde niveau In behandeling terechtkomen van waaruit deze eerst vrijgegeven moeten worden voor betaling. Bepaalde rollen kunnen zo eerst de factuur bekijken en al dan niet goedkeuren vooraleer ze naar het niveau Betaalbaar gesteld gaan. Van het niveau Betaalbaar gesteld kunnen alleen specifiek ingestelde personen de betaling uitvoeren, m.a.w. een betaalbestand aanmaken.

Alleen gebruikers met de rol Security manager hebben de mogelijk om betaallijst beveiliging in te stellen. De eigenaar van het domein heeft automatisch deze rol en heeft eveneens de mogelijkheid om anderen de rol Security manager toe te kennen.

De betaallijst beveiliging kan ingeschakeld worden door in de betaallijst rechtsboven op de knop Instellingen te klikken.

Met behulp van de betaallijst beveiliging kan er aangegeven worden welke documenttypes direct in de betaallijst gezet mogen worden of eerst ter goedkeuring de status In behandeling krijgen. Documenten met status In behandeling moeten handmatig vrijgegeven worden voordat deze in de betaallijst gezet worden. Daarnaast kan in de instellingen eveneens meegegeven worden dat gebruikers met een bepaalde rol de facturen (op niveau In behandeling) mogen goedkeuren alsook wie de betaalbestanden mogen aanmaken of aanpassen. Met het inschakelen van de beveiliging is het aanmaken of aanpassen alleen mogelijk voor gebruikers met procuratierechten.


Het is ook mogelijk om nog dieper in te gaan op de goedkeuring met de Workflow module waarbij je nog specifieker de goedkeuringsflow kan instellen en automatiseren. Dit kan nuttig zijn bij meerdere goedkeuring niveaus. De Workflow module is echter een bijkomende module. Meer info hierover kan je op deze pagina terugvinden.


In behandeling

Enkel voor de gebruikers met de vooraf bepaalde rechten zal, afhankelijk van wat er ingesteld werd geweest, de knop Vrijgeven voor betaling (=goedgekeurd) zichtbaar zijn in het niveau In behandeling waarmee de facturen verplaatst kunnen worden naar de lijst Betaalbaar gesteld. Het is alleen vanuit het niveau Betaalbaar gesteld dat facturen aangevinkt kunnen worden om  een betaalbestand aan te maken.




Ċ
Minal Bashir-Dar,
6 jun. 2018 07:40
Comments