Diverse posten aanmaken

Wat is een diverse posten boeking?

"Dagboek waarin in chronologische volgorde lopende zaken opgetekend worden." De diverse post dient ervoor om er alle - meestal incidenteel voorkomende - posten in te boeken die niet voortvloeien uit de reguliere documentstroom van facturen en bankafschriften. Veelal zullen dit correctieboekingen zijn of boekingen waaraan geen financiële transactie ten grondslag ligt, zoals afschrijvingsboekingen aan het eind van een boekingsperiode. Ook het van de voorraad afboeken, van de kostprijs- of aankoopwaarde van verkochte goederen, zal vaak via een diverse post gebeuren. Andere typische diverse posten boekingen zijn de beginbalans en de loonjournaalpost.

Diverse posten boekingen aanmaken

Als extern accountant kun je in een Yuki administratie zelf boekingen aanmaken. Dat doe je door diverse posten boekingen aan te maken of te importeren.

Er zijn vier manieren om deze in Yuki te krijgen:
  • Document op gebruikelijke manier uploaden, waarna Yuki de boeking handmatig gemaakt wordt
  • Via de snelfunctie op de grootboekkaart om diverse posten boekingen te genereren
  • Diverse posten boekingen importeren
  • Zelf handmatig vanuit Yuki diverse posten boekingen invoeren

Documenten aanleveren

Dat kan bijvoorbeeld door het aanleveren van een afschrijvingsstaat of renteberekening. Kies bij het verwerken van het document dan voor het documenttype 'Diverse posten boeking', 'Beginbalans',  'Eindejaarscorrectie' of 'Fiscale correctie'.

Snelfunctie voor diverse posten boekingen

Vanuit een grootboekkaart kun je direct een eenvoudige diverse posten boekingen aanmaken. Dat kan enkel voor een boeking die uit twee regels bestaat. Door in het nieuwe scherm het vakje "Als eindejaarscorrectie boeken" aan te vinken, krijgt de boeking deze eigenschap.

Diverse posten boekingen importeren

De snelste manier om diverse posten boekingen aan te maken is via een import of via de webservice. Dat geldt zeker voor regelmatig terugkerende journaalposten.

Zelf handmatig diverse posten boekingen invoeren

Ga naar Boekhouding | Diverse posten en ga als volgt te werk:

Klik in de taakbalk op "Handmatige invoer".
In het volgende scherm wordt je gevraagd waar je het document vandaan wilt halen dat de basis is van je boeking. Je hebt hier vier mogelijkheden:
  • Een bestand uploaden (bijvoorbeeld een PDF-bestand of Excel-sheet
  • Een aantal bestanden uploaden die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld: twee bladzijden gescand in JPG-formaat.
  • De scanwizard aanroepen om iets direct in te scannen
  • Je hebt geen document maar wilt het commentaar met de hand intypen in een soort Word-document.
Nadat je het document hebt binnengehaald of ingetypt, kan de boeking ingevoerd worden. Je ziet een scherm dat uit twee delen bestaat, rechts het document en links het invoerscherm.

Afbeelding toevoegen

Toelichting bij dit scherm

Het invoerscherm bestaat uit drie segmenten:
  • De "kopregel". Deze bevat gegevens die voor de hele boeking gelden
  • De regelinvoer. Je voert regel voor regel in.
  • Het overzicht van ingevoerde regels.


De kopregel

Administratie: als er maar één administratie in het domein zit, is de administratie een gegeven. Zijn er meer administraties, kies dan eerst hier voor welke administratie de boeking bedoeld is.
Datum: De datum is meteen de datum van de gehele boeking. Je kan dus niet een boeking maken die over meer data loopt. Dat kan wel met de import
Omschrijving: Dit wordt de omschrijving van het document (dat in het archief wordt geplaatst)
Eindejaarscorrectie: Dit veld wordt verderop in dit document nog besproken

De regelinvoer

Grootboekrekening: type de code of de omschrijving in het veld of klik op het vergrootglas om het hele rekeningschema op te roepen.
Relatie: type de naam in van de klant, leverancier of medewerker.
Debet of credit bedrag. Vul het regelbedrag in een van de velden in. Tip: als je in het debetveld -1000 invoert is dat hetzelfde als +1000 in het creditveld (en andersom).
Omschrijving: Vul de omschrijving in die je op de grootboekkaart wilt tonen.
Klik op de bewaar-knop om de regel te bewaren. Je kunt daarna direct de volgende regel invoeren.

Overzicht ingevoerde regels

De regels die je bewaard hebt, worden onder elkaar getoond in deze sectie.

Afbeelding toevoegen

Om een bestaande regel te wijzigen, klik je op het wijzigicoon aan het begin van de regel. Om een regel te matchen met een ander document of transactie, klik je op het gele icoontje aan het einde van de regel.

Let op! Je kunt de boeking bewaren zonder dat deze in evenwicht is. Je ziet dat aan het saldo onderaan het scherm. Het saldo van de boeking wordt dan automatisch op een extra regel geboekt op de grootboekrekening "Rekening onbekend". Deze vind je terug op de balans.

Eindejaarscorrectie

De eindejaarscorrectie is een speciaal type diverse posten boeking. Dit type is bedoeld om aan het einde van het jaar een correctie aan te brengen aan een grootboekrekening zodat het beginsaldo in het volgend jaar het gewenste saldo aangeeft (vaak 0,00). Een eindejaarscorrectie wordt als het ware geboekt tussen de eindbalans van het oude jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar. De boeking is niet zichtbaar in het jaar waarin deze geboekt is maar wordt wel meegenomen om het beginsaldo van het volgende jaar te berekenen. Deze boekingen kunnen zichtbaar gemaakt worden door het icoontje 'Toon ook de eindejaarsboekingen' aan te klikken in de proef- en saldibalans:
Comments