Diverse posten boeking importeren


Algemene informatie

Yuki stelt je in staat om bepaalde diverse posten boekingen te importeren, gebruik makend van een eenvoudig formaat. Dit is erg handig voor regelmatig terugkerende boekingen zoals loonjournaalposten en afschrijvingen e.d.. De importfunctie vindt je in Boekhouding |Diverse posten. Deze functie is beschikbaar als je de juiste rol hebt. In de taakbalk vind je een link om het importbestand op te vragen. Je kunt het importbestand ook via de gebruikelijke weg uploaden.

Het importformaat

Het importbestand moet een zogenaamd csv (Comma Seperated Values) bestand zijn (velden gescheiden door komma's of door punt-komma's (;)) Dit bestand kan bijvoorbeeld worden aangemaakt vanuit Excel. Op Apple lukt dat niet altijd, omdat bijvoorbeeld de aanhalingstekens niet meekomen. Je kunt dan OpenOffice proberen. Diverse posten transacties kunnen ook als XML-bestand worden aangeleverd (voorbeeld).

Dit XML-bestand kan zowel direct worden geüpload of via de Yuki Webservice - Diverse posten boekingen worden aangeleverd.

Het bestand moet de volgende 8 kolommen bevatten exact in de aangegeven volgorde:
  • regelnummer
  • datum- transactie datum ("dd-mm-jjjj")
  • omschrijving - omschrijving van de regel
  • grootboekrekening nummer - code uit standaard rekeningschema van Yuki
  • bedrag in euro - negatief is credit, positief is debet
  • KvK-nummer - KBO-nummer van de administratie (enkel nodig als je meer administraties in het domein hebt aangemaakt)
  • Relatie code - (optioneel) code die bij een relatie is opgeslagen (exacte overeenkomst) of als je alleen de relatienaam hebt mag je ook alleen ; ingeven, hou er dan wel rekening mee dat je op regelniveau ook een ; moet opnemen.
  • Relatie naam - (optioneel) volledige naam van een relatie (exacte overeenkomst)
  • Project code - (optioneel) code die bij een dossier/project is opgeslagen (exacte overeenkomst) of als je alleen de projectnaam hebt, mag je ook alleen ; ingeven, houd er dan wel rekening mee dat je op regelniveau ook een ; moet opnemen.
  • Projectnaam- (optioneel) volledige naam van een dossier/project (exacte overeenkomst).
Indien een kolom niet bekend of niet van toepassing is voor de betreffende transactieregel, dan laat je deze leeg. Echter voor de import is het wel van belang dat alle kolommen bestaan, Yuki plaatst de gegevens dan in de juiste velden van de database.

Toelichting

De eerste regel mag een kopregel zijn (met aanduiding van de kolomnaam) deze wordt echter niet gebruikt.

Als scheidingsteken mag je een komma ( , ) of punt-komma ( ; ) of enkele quote ( ' ) of dubbele punt ( : ) gebruiken. Het gebruik van punt-komma ( ; ) is het veiligste.
Het gebruik van aanhalingstekens (") is enkel noodzakelijk als de inhoud van het veld ook het gekozen scheidingsteken van velden bevat.

  • Het regelnummer opvolgend getal.
  • In datum mag ( - ) en ( / ) als scheidingsteken gebruikt worden.
  • Een bedrag mag GEEN scheidingstekens voor duizendtallen bevatten (dus niet 1.000,00 maar 1000,00)
  • MAAR als het bestand een KOMMA als scheidingsteken heeft, mogen scheidingstekens voor duizendtallen wel
  • Een grootboekrekening moet  aangemaakt en ingeschakeld zijn
  • De kolom KvK-nummer is slechts verplicht in domeinen met meerdere administraties.  Het KBO-nummer dat je hier invult, moet wel overeenkomen met het nummer ingevuld bij de administratie. In België kan het nummer punten bevatten, dus moet het nummer in het csv-bestand ook punten bevatten.
  • De relatie code is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt.
  • De relatie naam is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt. Als de relatie code ook is meegegeven dan wordt er alleen op code gezocht. Als er geen relatie kan worden gevonden wordt er een nieuwe aangemaakt. Als je alleen een naam hebt, moet je toch het veld relatie code of een ; opnemen, anders wordt de naam niet aangemaakt
  • De projectcode is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie aan het dossier/project gekoppeld worden.
  • De projectnaam is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie aan het dossier/project gekoppeld worden. Als de projectcode ook is meegegeven dan wordt er alleen op code gezocht. Als er geen dossier/project kan worden gevonden wordt er een nieuw dossier/project aangemaakt. Als je alleen een naam hebt, moet je toch het veld projectcode of een ; opnemen, anders wordt de naam niet aangemaakt

Bestand in Excel maken

Je kunt zo'n bestand eenvoudig in Excel maken. Let dan wel op onderstaande aandachtspunten:
  • zorg dat in het bedrag de duizendtallen niet gescheiden worden door een punt ( . ).
  • zorg dat de code van de grootboekrekening altijd zes posities heeft. 
  • zorg dat het werkblad geen andere informatie bevat dan de te importeren regels.
  • bewaar de Excel-sheet in csv-formaat (kies daarvoor bewaar als...)
Je kunt hier een voorbeeld Excel-sheet opvragen om mee te werken.

Foutmeldingen, die kunnen optreden bij het importeren

  • Het importbestand dient het KvK-nummer van exact één administratie te bevatten. 
    • Het importbestand mag dus geen transacties voor meerdere administraties bevatten
    • Als er in het domein meerdere administraties staan, moet het KBO-nummer in het bestand opgenomen worden. 
    • Als er in een domein maar één administratie staat, wordt het KBO-nummer niet gecontroleerd. 
    • Controleer KBO-nummer bij de administratie gegevens op niet-leesbare tekens
    • KBO-nummer behoort niet tot een van de administraties in het domein
    • KBO-nummer moet precies gelijk zijn aan het gegeven ingevuld bij de administratie, dus als het punten bevat, moet het csv-bestand ook punten bevatten.
  • De boekingen zijn niet in evenwicht, er is een saldoverschil van "-xxxx,xx"
    • De som van alle regels moet 0,00 zijn.
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. De boekingen zijn per datum niet in evenwicht.
    • De datum van de verschillende transactieregels mogen verschillen, echter het saldo van alle transacties op dezelfde datum moet ook weer 0,00 zijn.
    • Als het bedrag een scheidingsteken voor duizendtallen bevat bijvoorbeeld 1.234,78 kan je de melding ook krijgen.
    • Onbekende grootboekrekeningnummers in het domein worden niet meegenomen in de telling.  Er zijn dan eigenlijk twee meldingen, maar Yuki geeft alleen aan dat de boekingen niet in evenwicht zijn.
    • Veld waar het bedrag instaat bevat naast een numeriek gegeven ook een Alfa teken of tekens zoals bijvoorbeeld €
    • Veld waar het bedrag instaat bevat bijvoorbeeld twee mintekens, Excel vertaalt dat naar positief, maar de importtool van Yuki niet.
  • Een grootboekrekening met code "XXXXXX" kan niet worden gevonden.
    • Het grootboekrekeningnummer moet bekend zijn in Yuki.
  • Transactie regels hebben dezelfde ID: drie
    • Het regelnummer moet uniek zijn
  • Het importeren is mislukt. Het bestandsformaat is ongeldig. (De regel heeft een onjuist aantal kolommen: 6;;l;;)
    • Iedere regel moet juiste aantal kolommen bevatten. Zie importformaat
  • Transactieregel is niet valide: De boekingsdatum is leeg.
    • Datum zonder scheidingstekens 28122012 moet zijn 28-12-2012. 28-12-12 is ook toegestaan
  • Transactie met regelnummer X kan niet worden verwerkt: Datum "31-04-2012" is een ongeldig datumformaat.
    • 31 april bestaat niet
  • Transactie met regelnummer 2 kan niet worden verwerkt: Datum "2012-03-30" is een ongeldig datumformaat.
    • Datumnotatie moet zijn DD-MM-JJJJ of DD-MM-JJ
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. Boekingen voor de startdatum van de administratie zijn niet toegestaan. 
    • Zie veld "Boekhouding vanaf" bij de administratiegegevens
  • Import mislukt: formaat niet bekend
    • Vreemde tekens op plaatsen waar het programma ze niet verwacht. Bijvoorbeeld: dubbele quote's aan begin en eind van de regel
  • Transactieregel is niet valide: geen transactieregels gevonden
    • Op iedere regel ontbreekt het bedrag. Daarnaast moeten ze <> 0,00 zijn.
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. Transacties met een boekingsdatum voor de startdatum van de administratie zijn alleen toegestaan indien ze op een balansrekening zijn geboekt.
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. Kan geen transacties aanmaken of wijzigen vóór 02-01-2010 voor administratie Test Webservices.
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. Cannot book this transactionline because the GLAccount is disabled (code = '600000')
  • Transactie met regelnummer <NR> kan niet worden verwerkt: Een grootboekrekening met code "6000001" kan niet worden gevonden
  • An item with the same key has already been added. het veld relatie code bevat dezelfde waarde als het veld relatie naam
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. Kan niet direct op een bankrekening of kasboek boekenYuki controleert of er in het bestand grootboekrekeningnummers voorkomen beginnend met 57xxxx, kas, 55xxxx, bank, 53xxxx,spaar 125xx, deposito en 15xxx, creditcard
  • Transactie met regelnummer 2 kan niet worden verwerkt: Er zijn meerdere relaties gevonden met naam of relatiecode "4545".

Melding vanuit de IDR is in de workflow van de backoffice medewerker te zien


Document afbeelding type niet ondersteund voor verwerking
  • Deze melding is erg algemeen, maar onderstaand is een mogelijke reden
    • Regelnummer staat wel in de kop, maar aan het begin van iedere regel ontbreekt het nummer

Templates voor import


Zie ook

Comments