Dropbox

Snel en eenvoudig bestanden aanleveren

Je scans en documenten kun je nu op een eenvoudige manier aanleveren door ze met ons te delen via Dropbox. Of het nu gaat om documenten die Yuki moet verwerken of documenten die je zelf wilt archiveren, het aanleveren van je documenten is in een handomdraai geregeld.

Hoe kun je documenten aanleveren?

Het aanleveren van documenten doe je door een map in je Dropbox map te delen met Yuki. De volgende namen zijn voor jouw domein gereserveerd:
  • <administratienaam> (bedrijf) : <domeinnaam>
Deze mappen kun je binnen je Dropbox map op een willekeurige locatie aanmaken. Bijvoorbeeld als volgt:
C:\Dropbox\<domeinnaam>
Mocht je andere mapnamen willen gebruiken, kun je deze aanpassen door het "E-mail adres voor documenten" van je administratie aan te passen in je bedrijfsprofiel

Mappen delen met Yuki

De volgende stap die je moet nemen, is het delen van de Dropbox mappen met het Yuki dropbox account. Via het context-menu van een directory kun je kiezen voor Dropbox -> Share this folder... Dropbox opent een webpagina waar een andere Dropbox uitgenodigd kan worden om de map met je te delen. Nodig hier de gebruiker dropbox@yuki.be uit. De optie "allow members to invite other people" moet uitgeschakeld worden.

In de optionele persoonlijk boodschap moet je onderstaande unieke code vermelden. Deze code gebruiken wij om te verifiëren dat het om een legitiem verzoek gaat van een bestaande Yuki klant.

GHYJ8R$&59

Wanneer Yuki je verzoek bevestigd heeft, zul je hier een e-mail van Dropbox over ontvangen.

Direct in de juiste order aanbieden

Documenten die je deelt met Yuki worden aangeboden in het archief in de "Uitzoeken Yuki" ordner. Wil je een document meteen op de juiste plek in je archief plaatsen? Ook dat is mogelijk door de juiste mapstructuur te gebruiken. Deze mappen worden automatisch voor je aangemaakt. Wil je een document ook op de juiste tab in een kaft plaatsen dan is dat een kwestie van het bestand in de juiste submappen te plaatsen. Een voorbeeld van een mappenstructuur:
C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop
C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Facturen
C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Bonnen
C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Offertes
C:\Dropbox\<domeinnaam>\Aankoop\Herinneringen

Belangrijk om te weten!

De documenten die je op deze manier aanbiedt aan Yuki zullen altijd automatisch verwijderd worden! Mocht een bestand te groot zijn (groter dan 25 MB) of geplaatst worden in een onbekende kaft wordt deze verwijderd. De bestanden die Yuki succesvol heeft ontvangen kun je terugvinden in de Digitale Postbus.

De naam moet dezelfde zijn die Yuki heeft voorgesteld: inclusief de kleine letters en eventuele andere tekens. Indien je de map toch een andere naam geeft, zijn we genoodzaakt om de uitnodiging niet te aanvaarden. Heb je per ongeluk een foute mapnaam gedeeld? Verwijder de link met ons dan en maak de correcte map aan. Daarna herhaal je bovenstaande stappen, inclusief het gebruik van de unieke code, nogmaals.

Meer hulp nodig?

Meer informatie over Dropbox en download links kun je vinden op www.dropbox.com Mocht je nog meer willen weten over het gebruik van Dropbox, neem dan contact op met onze supportafdeling. Ze helpen je graag verder.
Comments