Onkostendeclaratie formulier

Het onkostendeclaratieformulier ( Alleen werknemers en gebruikers, niet medewerkers, met de rol directie, kunnen dit formulier invullen )

Yuki heeft een formulier ontwikkeld waarin je als gebruiker zelf alle kleine onkosten die je privé betaald hebt, kunt invullen en declareren. Je kunt dat formulier voor verschillende doeleinden gebruiken:
  • Je wilt niet alle kleine bonnetjes uploaden maar alles verzamelen om kosten en tijd (scannen) te besparen.
  • Je wilt je medewerkers de gelegenheid geven om hun onkosten elektronisch in te dienen.
LET OP: HET KAN ENKEL GEBRUIKT WORDEN VOOR KOSTEN DIE JE PRIVE HEBT BETAALD

Afbeelding toevoegen

Waar vind ik het formulier?

Je kunt op twee plaatsen het formulier aanmaken:

1. 
Personeel -> Onkostenformulier
2. Yuki postbus

Hoe werkt het formulier

Klik op de link om een nieuw formulier aan te maken

Administratie

Dit wordt enkel gevraagd als je meer administraties in je domein voert. Geef aan in welke administratie de declaratie geboekt moet worden.

Werknemer

Kies de persoon aan wie de declaratie vergoed moet worden

Bankrekening

Geef de bankrekening in waarop de declaratie uitbetaald moet worden.

Omschrijving

Geef een korte omschrijving in. Dit wordt de omschrijving van het document in je archief. Bijvoorbeeld "Declaratie Oktober 2015"

Datum

Deze datum is puur informatief.

Declaratieregels toevoegen

Je kunt nu diverse declaratie op het formulier invullen. 
  • Kies het soort uitgave. Dit bepaalt waar de uitgave geboekt wordt.
  • Geef het totale bedrag van de uitgave. Het bedrag is in euro. Mocht je in een andere valuta betaald hebben, reken het dan om naar euro met behulp van de valuta calculator. Deze staat onderaan iedere Yuki pagina
  • Geef eventueel wat extra toelichting omtrent de uitgave. Bijvoorbeeld met welke klant je hebt gegeten.

De declaratie bewaren of versturen

Als je de declaratie hebt ingegeven, kun je deze bewaren (in concept). De declaratie wordt dan nog niet verwerkt. Is je declaratie eenmaal compleet om geboekt te worden, druk dan op Versturen. De declaratie wordt dan ter verwerking aangeboden en automatisch geboekt en afgehandeld..

Enkel personen in de rol directie mogen declaraties versturen.

Declaratieformulieren en het archief

De declaratieformulieren worden opgeslagen in de ordner Personeel in de tab Declaraties.

De bonnetjes als bijlage bewaren

Voor de fiscus is het noodzakelijk de oorspronkelijke bonnetjes te bewaren. Het is voldoende om de originelen in een kaft op kantoor te bewaren. Je kunt er ook voor kiezen om de bonnetjes bij een declaratie in te scannen en ze in Yuki te bewaren. Om te voorkomen dat deze dubbel verwerkt worden, kun je het beste hiervoor een eigen tab in de kaft Personeel aanmaken (bijvoorbeeld "Bijlagen"). Scan vanuit die tab de bonnetjes in. Dat mag ook gezamenlijk in een PDF. Voor je eigen informatie is het dan handig om in de omschrijving van die bijlage te verwijzen naar het onderwerp van je declaratieformulier.

Boeking van het onkostendeclaratieformulier

  • In een éénmanszaak, VOF en een maatschap worden de declaraties als "Privéstorting" geboekt (tenzij het in de declaratie om een werknemer gaat)
  • In andere rechtsvormen worden de juiste rekeningen courant gebruikt voor directeuren, aandeelhouders, etc. als één van deze personen de declaratie indient.
Comments