Vrijgeven facturen: workflow inrichten

Vrijgeven facturen: workflow inrichten

In de betaallijst kun je instellen dat facturen altijd eerst "In behandeling" gezet worden. Ze moeten dan eerst per geval "Vrijgegeven" worden voordat ze in de betaallijst komen te staan en in batch betaald kunnen worden. Dat vrijgeven kun je handmatig doen via de actiebalk van de factuur op het "Like" symbool te klikken. Je kan dit ook door in de betaallijst, in het niveau ‘in behandeling’ de facturen aan te vinken en vrij te geven.

Je kan echter de beveiliging ook strikter en/of geautomatiseerde maken door een goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten.  Dat doe je in een aantal stappen:
Schakel altijd eerst bovenvermelde beveiliging in de betaallijst in en stel de workflow in om facturen digitaal door je organisatie te sturen.

Toelichting op de stappen.

1. Beveiliging inschakelen
Zie hiervoor de helppagina Betaallijst

2. Taaksoort vrijgeven voor betaling instellen
Klik op het Agenda icoontje of maak een snelkoppeling “Taken” op jouw bureaublad (binnen het domein) om deze taaksoort in te stellen. In het linkermenu kies je voor Taaksoorten" en klik de taak "Vrijgeven voor betaling" aan. Dit is een vaste taaksoort die speciale functies heeft in combinatie met de betaallijst. Hier kan je instellen hoe deze taaksoort doorlopen moet worden. Wanneer deze volledig goedgekeurd en vrijgegeven is zal de factuur vanuit het beveiligde niveau “in behandeling” automatisch verplaatsen naar het niveau “betaalbaar gesteld” van waaruit de factuur betaald kan worden. 


De verschillende mogelijkheden binnen elke stap kan je zien als een soort van watervaleffect. De stappen volgen elkaar op en de taken zijn het meeste van toepassing op de eerste persoon, gevolgd door de tweede, … per stap.

Een voorbeeld:
Als je instelt dat de taak naar de dossierbeheerder moet gaan en je wijst ook een specifiek persoon toe tot de taak, persoon X, dan zal Yuki de taak naar persoon X sturen indien er geen dossier is toegekend aan het document (omdat er dan ook geen dossierbeheerder gekend is).

  • Vink "Actief" aan
  • Vink "Notities zijn uitsluitend toe te voegen" aan. Dit voorkomt dat commentaar ingegeven door een persoon niet meer kan worden aangepast (nodig voor de controle achteraf)"
  • Kies onder Stap 1 dat je de persoon die de factuur moet goedkeuren handmatig kunt selecteren. Tenzij altijd maar één persoon alle facturen moet goedkeuren. Selecteer dan achter 3 die persoon.
  • Bepaal of de persoon die de factuur moet goedkeuren elke keer een e-mail moet ontvangen. Als de persoon regelmatig in Yuki werkt, kan het handiger zijn dat niet te doen omdat deze dan wellicht dagelijks alle to do´s bekijkt.
  • Kies onder stap 2 welke persoon de facturen gaat vrijgeven. Is dat één vaste persoon, selecteer dan onder stap 2 de naam van die persoon. Zijn het er meer, kies dan voor "Aanmaker van de taak".  De taak komt na beoordeling door de manager automatisch bij die persoon of bij de persoon die de taak heeft aangemaakt.
Stap 1: De goedkeuring

Hier begint het proces van de taak. In deze stap krijgt de persoon waaraan de taak werd toegewezen de volgende keuzes:

Goedkeuren
De taak wordt goedgekeurd en doorgezet naar de persoon die verantwoordelijk is voor de ‘Realisatie’.
Afkeuren
De taak/het document wordt teruggestuurd naar de persoon die de taak heeft aangemaakt.
Meer informatie
De taak wordt teruggestuurd, inclusief zelf bijgevoegde informatie.
Koppel als deeltaak
Rangschik deze taak onder een andere hoofdtaak.
Deeltaak
Maak een deeltaak aan voor de hoofdtaak.
Werkopdracht
Hier geef je de mogelijkheid om uren in te vullen die men besteed heeft aan deze taak.

Stap 2: De realisatie

Dit is stap 2, het vervolg van de goedkeuring. Hier heb je voornamelijk dezelfde opties als hierboven bij stap 1, maar zijn er nog andere mogelijkheden:
        
        Terugsturen
                Hierdoor wordt de taak teruggestuurd naar de vorige stap, namelijk de goedkeuring.
        Klaar
                De extra controle is gebeurd en klaar om naar de goedkeuring van realisatie te gaan.

Je bent nu klaar om de facturen via workflow te laten goedkeuren en vrijgeven voor betaling.

Zie ook: 


Comments