Vrijgeven voor betaling: workflow managen

Als de workflow eenmaal goed is ingesteld, kan je starten om het vrijgeven van facturen voor betaling in de praktijk te brengen.

De volgende personen hebben hier een rol in:
  1. De persoon die facturen moet goedkeuren (meestal manager of aankoper)
  2. De persoon die de betalingen uitvoert

1. De persoon die moet goedkeuren

Degene die facturen moet goedkeuren werkt het beste vanuit de persoonlijke takenlijst. Het is aan te bevelen een icon op je desktop te plaatsen voor de taken. Je ziet dan direct hoeveel taken je nog hebt openstaan. Deze knop geeft je ook direct toegang tot het overzicht met je openstaande taken. Die lijst kun je ook bereiken via "Agenda" -> Taken. Kom je niet zo vaak in Yuki dan kun je ook elke keer een mail krijgen als je een taak ontvangt. Je kunt ook taken opvolgen via de smartphone app van Yuki. 

Als je een taak opent, krijg je een scherm met links het document en rechts de taak. Beoordeel de factuur, geef commentaar indien nodig (bijvoorbeeld "Beoordeeld en OK")  en klik op Goedkeuren. Is de taak eigenlijk niet voor jou, dan kun je hem ook doorsturen naar een andere persoon of terugsturen naar de aanmaker. Selecteer die persoon bij Taak voor, geef wat commentaar en klik op Bewaren. Hierdoor gaat de taak naar de ingestelde persoon en kan deze persoon de taak gaan goedkeuren.

2. Degene die betalingen uitvoert (betaalbestand)

Deze persoon werkt het beste vanuit de Betaallijst. Kies in die lijst in de taakbalk links voor "Betaalbaar gesteld". Zorg ervoor dat de kolom "Taak" aanstaat. Staat die niet aan, selecteer die dan met het icon: ||||.

Controleer of de zaken die je wenst te betalen goedgekeurd zijn (icoon met open handje). Als je toch wat meer wenst te weten, klik dan op dat icoon om de bijbehorende taak te openen. 
Facturen met een taak staat steeds in het niveau “in behandeling”, van zodra deze de goedkeuring volledig doorlopen hebben worden ze automatisch in het niveau “betaalbaar gesteld” geplaatst. Voor meer informatie hierover, kijk handleiding Betaalservice.

Als je klaar bent, selecteer dan de facturen die je wenst te betalen, selecteer de bankrekening van waaruit je wenst te betalen en klik op "Betaalbestand aanmaken"
Ga naar de betaallijst:  Via Bank -> Betaallijst, of zet deze als vast icon op je desktop van Yuki.


Zorg dat in de lijst de kolom "Taak" aan staat (geheel rechts). Staat deze niet aan, selecteer dan de kolom via het icon: ||||
Kies in de taakbalk geheel links voor de lijst "In behandeling".
In de kolom Taak kun je nu de volgende symbolen zijn:

Nog geen taak aanwezig
Taak staat te wachten bij de eerste persoon ter goedkeuring
Taak is goedgekeurd en staat te wachten bij de tweede persoon ter vrijgave
Taak is afgekeurd. Factuur mag nog niet betaald worden (enkel mogelijk bij manueel aangemaakte taken!)
Taak heeft al de status Vrijgegeven


Andere (zelfgemaakte) taaksoorten instellen:
Ga naar de agenda (of via de snelkoppeling) en klik vervolgens op taaksoorten. Hier klik je op het plusje bovenaan om jouw taaksoorten te gaan definiëren. Je krijgt het volgende scherm:




Zoals je hierboven ziet kan je een taak tot 3 stappen laten doorlopen, namelijk:
  • Goedkeuring*
  • Realisatie*
  • Goedkeuring van realisatie
    • Dit is de finale stap, als je hier op de knop ‘klaar’ klikt wordt de taak volledig afgerond/ goedgekeurd:
*Zie Workflow in combinatie met de betaallijst - taaksoorten vrijgeven


Taak aanmaken
Om een taak aan te maken voor een factuur, klik je op het witte bolletje (Geen taak). Je komt dan in het volgende scherm 


Kies bij Taak voor: de naam van de persoon die deze factuur moet beoordelen. Type eventueel een toelichting in het notitie veld, bijvoorbeeld "Met spoed beoordelen, factuur staat al een tijdje open". De rest is al ingevuld. 
Kies voor Bewaren. De taak is nu verstuurd. Die persoon krijgt een e-mail (als dat zo is ingesteld) en ziet de vraag en het bijbehorende document.

Taak bekijken
Om een taak te bekijken, klik je op één van de andere symbolen.  Je krijgt dan het document te zien met daarnaast de taak. Je kunt daar direct weer actie ondernemen, zoals een tweede goedkeuring vragen, meer informatie opvragen of de taak vrijgeven en daarmee de factuur vrijgeven.

Facturen vrijgeven
Je kunt op twee manieren de facturen vrijgeven:
  • Eén voor één: Je opent de taken die zijn goedgekeurd. Je controleert of aan alle voorwaarden is voldaan en zo ja, dan klik je op "Vrijgeven". Het document dat eraan hangt wordt dan automatisch weer vrijgegeven.

  • In bulk: Je vinkt in de lijst "In Behandeling" de facturen aan waarvan je ziet dat ze zijn goedgekeurd. Je klikt vervolgens in de taakbalk op "Vrijgeven voor betaling".
TIP: Spreek goed met je baas af hoe de procedure werkt. Bespreek dan:
  • Welke facturen mogen al zelf door jou worden vrijgegeven, bijvoorbeeld, klein bedrag of bepaalde vaste facturen
  • Welke facturen moeten dor wie worden goedgekeurd
  • Welke facturen moeten eventueel door twee personen goedgekeurd worden voordat ze mogen worden vrijgegeven.
Zie ook:

Comments