Verwerken van boekstuknummers

Om steeds in orde te zijn voor controles op de boekhouding hebben we in Yuki de mogelijkheid voorzien om boekstuknummers toe te kennen. Op deze manier kan je heel eenvoudig facturen in een btw-aangifte terugvinden en zorg je ervoor dat documenten niet meer gewijzigd kunnen worden.


Hieronder vind je de uitleg over hoe je dit kan doen.

Btw-plichtige administraties

Wanneer je bovenaan in het lint klikt op de BO-bol, krijg je aan de linkerkant van het scherm een lijst te zien met Overzichten, Acties en Checklist. Onder Acties vind je "Verwerken" terug. Hier kan je boekstuknummers toekennen aan jouw documenten.


Klik je op Verwerken, dan krijg je een overzicht te zien van de te verwerken boekstukken en de reeds gemaakte verwerkingsslagen. Bovenaan in de grijze balk kan je een keuze maken uit de verschillende dagboeken. Zo heb je: Aankoop, Verkoop, Bank, Kas, Personeel en Diverse posten. Hiernaast krijg je de mogelijkheid om een datum te selecteren om zo te kijken hoeveel documenten tot dan nog genummerd moeten worden.


Om te nummeren ga je als volgt aan de slag:
  1. Klik op "Btw-overzicht"
  2. Kies je dagboek en Btw-periode
  3. Klik op "Verwerken"

Je zal meteen het Btw-overzicht met de boekstuknummers, datum, referentie en relatie zien. Ook vind je de Btw-vakken terug met de boeking. Aan de rechterzijde van het scherm vind je steeds het document terug. Dit kan je eventueel zelf ook uitzetten met de voorziene knop in de grijze balk.


Wanneer je nu via de BO-bol terug naar Verwerken gaat, of op het zwart kruisje klikt, zal je zien dat het aangemaakte verslag onderaan bij Geschiedenis verwerkingsslagen staat. Indien blijkt dat de boekstuknummers te vroeg werden toegekend, kan je de laatste verwerkingsslag verwijderen door op het rode kruisje te klikken.


Niet Btw-plichtige administraties

Net zoals bij Btw-plichtige administraties ga je naar de BO bol en klik je op "Verwerken". Hier heb je ook de mogelijkheid om een datum in te geven. Door een einddatum in te vullen zal Yuki steeds alle documenten nummeren tot die datum.
Let op: Yuki nummert alleen de documenten van het huidige boekjaar. Heb je het vorige boekjaar nog te nummeren, zet je de datum op de laatste dag van dat jaar.

Klik ten slotte op "Verwerken" om de nummers per dagboek toe te kennen.

Nog enkele tips

Boekstuknummers worden in eerste instantie toegekend op basis van datum (oud naar nieuw). Wanneer er echter verschillende documenten op dezelfde datum genoteerd werden, wordt er verder gekeken naar de referentie. Bij verkoopfacturen is het belangrijk dat er hier een consequente nummering is. Twee verkoopfacturen op datum 26-07-20xx kunnen bijvoorbeeld als referentie 2016-12 en 2016-0013 hebben. Indien in zo’n geval alle andere facturen steeds met 2016-00xx genummerd worden komen deze vooraan. 2016-12 zal dan achteraan in de boekstuknummering komen, in plaats van tussen 2016-0011 en 2016-0013. Omgekeerd is dit hetzelfde. Indien alle facturen steeds met 2016-xx genummerd worden, zal factuur 2016-0012 helemaal vooraan komen in plaats van tussen 2016-11 en 2016-13. Consequent zijn is dus de boodschap!


Je kan tevens van hieruit de documenten met dagboeken exporteren.


Subpagina''s (1): Dagboeken exporteren
Comments