Dossiers

De module dossiers kan gebruikt worden om uw projectadministratie op te volgen, evenals uw analytische administratie.  Om dossiers te kunnen gebruiken moet eerst de module Yuki dossiers geactiveerd worden.

De dossiers bieden een extra doorsnijding en classificatie van documenten en transacties. Tevens worden dossiers gebruikt als projectadministratie of analytische administratie. 

De module dossiers kan gebruikt worden om uw projectadministratie op te volgen, evenals uw analytische administratie.

Deze module biedt de mogelijkheid om documenten te koppelen aan het dossier/project, en hierdoor een financiële rapportering te krijgen.

De toegang tot dossiers kan per dossier geregeld worden. Ze kunnen op die manier gebruikt worden om bijvoorbeeld een deel van de financiële administratie vrij te geven voor één of meer gebruikers, zonder dat deze gebruikers toegang hebben tot het geheel. Dossiers kunnen dus heel goed ingezet worden voor gebruikers met een specifiek budget. 


Nieuw dossier aanmaken

Een nieuw dossier aanmaken doe je als volgt. Ga naar de module dossiers en klik hier op “+”.



Instellingen van een dossier/project
Hieronder bespreken we de instelling van het dossier/project:
  • Gegevens;
  • Toegang en beveiliging;
  • Budget;
  • Toewijzen transacties;
  • Herkenningsregels;
  • Niet gekoppeld.
Gegevens

Omschrijving: Naam van dossier/project.
Code: Eigen referentie, of een specifieke code bestaande uit minstens 6 tekens (automatische koppeling - zie verder). (optioneel)
Startdatum: Datum vanaf wanneer het dossier/project aangeroepen kan worden.
Einddatum: Datum tot wanneer het dossier/project aangeroepen kan worden.
Administratie: Indien je domein meerdere administraties heeft, kan je de administratie kiezen.
Relatie: Relatie waaraan je het dossier wil linken.
Tags: Tags die je kunt toevoegen aan het dossier/project.

Toegang en beveiliging



Gebruikers met toegang tot het domein kunnen, naargelang hun rol(len), bepaalde documenten zien. Om te weten wat je kan zien met welke rol, raden we je aan om de helppagina’s omtrent rollen te lezen. Indien je toegang hebt tot een bepaald dossier, hoef je als gebruiker geen specifieke rol te hebben. Documenten in een dossier zijn voor elk type rol zichtbaar.    

Yuki dossiers biedt de mogelijkheid om slechts bepaalde gebruikers toegang te geven tot de documenten in het dossier/project.

Bijvoorbeeld:
  • Jan heeft een login, maar geen rol, hij kan dus geen documenten zien (enkel diegene die aan hem gelinkt zijn).
  • Jan dient enkel de documenten te zien voor dossier/project A.
  • Door Jan toegang te geven tot het dossier/project, kan hij de facturen/documenten die hieraan gelinkt zijn alsnog zien.
Dossiers/projecten kunnen afgeschermd worden op verschillende niveau’s:
  • Alle gebruikers: Iedere gebruiker kan het dossier/project zien staan (ongeacht de rol).
  • Alle werknemers: Alle gebruikers die eveneens ingesteld staan als werknemer hebben toegang tot het dossier/project(ongeacht de rol).
  • Directie: Alle gebruikers met de rol “Directie” hebben toegang tot het dossier/project.
  • Beheerder + Leden: Enkel de beheerder en de leden(gebruikers) die ingesteld zijn, hebben toegang tot het dossier/project. (de boekhouder ziet dit dossier dan ook niet meer, tenzij “yuki” als lid wordt toegevoegd.)
Indien een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaald dossier zal hij/zij dit dossier nergens kunnen terugvinden.
De beheerder is de enige die later deze details nog zal kunnen wijzigen. Wanneer een dossier aangemaakt wordt door een BO-medewerker (accountant) dan zal er als beheerder “Yuki” staan. Is de dossierbeheerder niet langer actief als gebruiker, dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol 'Directie' en de eigenaar van het domein.

Budget

Je kan eveneens een budget instellen, dit kan je helpen om je actuele versus je gebudgetteerde cijfers op te volgen.

Toewijzen van transacties

  • Automatisch toewijzen via dossiercode
Indien je code goed zichtbaar, uniek en minimaal 6 tekens is kan Yuki deze herkennen tijdens de scanning. Belangrijk om weten is dat er steeds minimaal een spatie voor en achter de code dient te staan. De documenten worden dan automatisch aan het juiste dossier toegewezen.

Let wel goed op dat de code niet te lang is, of verward kan worden met andere nummers zoals btw nummer, factuurnummer, klantnummer.

  • Automatisch toewijzen via mail
Wanneer je documenten per e-mail naar je administratie stuurt, kan je in het onderwerp je dossiercode vermelden. Deze code dient minimaal 6 tekens te hebben. Door eerst een # gevolgd door je dossiercode te typen in het onderwerp, gaat Yuki de document(en) in bijlage linken aan het juiste dossier.

Dit kan wel alleen maar om een of meerdere documenten document aan eenzelfde dossier te hangen.

Deze code stel je in bij de instellingen van het dossier, dat je benadert door te klikken op het potloodje in het dossier.


  • Niet toegewezen transacties
Via de knop “niet gekoppeld” kan je een overzicht bekomen van alle transacties die nog niet aan een dossier/project gekoppeld zijn. Deze view is voornamelijk handig om snel een check door te voeren.

  • Welke zaken en transacties kunnen worden toegevoegd?
    • Documenten (aankoop en verkoop)
    • Standaarddocumenten (geklasseerde documenten)
    • Diverse posten boekingen
    • Relaties
    • Taken
    • Financiële transacties
  • Splitsen op grootboekniveau
Het meest eenvoudige is dat je één document linkt aan een bepaald dossier/project. Het kan ook zijn dat je vanuit één factuur meerdere dossiers/projecten wil linken aan dit document.

Bijvoorbeeld:
Je organiseert een festival over twee dagen. Je doet je bestellingen voor beide festivals op dezelfde datum. Voor je administratie wil je een deeltje toewijzen aan het dossier/project voor dag 1, en het overige deel voor dag 2.

Dit gaat helaas niet vanuit de factuur zelf, gelukkig kan je de transactie achter deze factuur wel opzoeken en deze splitsen over de beide dossiers. Dit doe je door naar de grootboekrekening te gaan (via diverse kanalen), en hierop door te klikken.


Wanneer je kiest voor “Dossier aanpassen” krijg je volgend detailscherm waarbij je de uitsplitsing kunt maken over de verschillende dossiers:



Lopende en afgesloten dossiers
De module dossiers heeft ook een optie om te sorteren op lopende of alle dossiers/projecten. Dit stelt je als ondernemer in staat enkel de nog lopende dossiers te onderscheiden van de reeds afgelopen. Dit doe je door in het dossier zelf de begin en einddatum in te vullen.

De optie “Mijn lopende dossiers” toont de dossiers waarvan jij eigenaar bent. 


Dossiers taggen
Je kunt dossiers ook één of meer tags geven. Op die manier kun je dossiers weer onderverdelen, bijvoorbeeld voor Marketing, Rapportage, Intern, Projecten. Een handige tagging kan gebruikt worden bij bepaalde overzichten, zoals bij het marge-overzicht.

Dossiers en geboekte uren?
Via de module, Yuki Uren, kan je bij de urenregistratie een dossier selecteren.
Deze uren worden onmiddellijk ook getoond in het dossier/project, de opbrengst achter deze uren is pas zichtbaar als de gewerkte uren daadwerkelijk gefactureerd worden.

Belangrijk om weten is dus dat de financiële impact pas zichtbaar is als de factuur opgemaakt is.


Zie ook:



Comments