Uren registreren en factureren

Met de module Yuki Uren kun je gewerkte uren registreren en factureren. De module bevat diverse overzichten om de registratie van de uren en de tijdsbesteding van de medewerkers te monitoren. Een fiatteringsslag is mogelijk voordat van de geschreven uren factuurvoorstellen worden gemaakt.

Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijkheden van Yuki Uren en een uitleg over hoe je deze module kunt gebruiken.


Wat kun je met Yuki Uren?

Via de Werksoorten maak je diverse soorten urenregistraties aan. Elke werksoort kan al dan niet facturabel zijn en elke werksoort is gekoppeld aan een eigen verkoopartikel (dat op zijn beurt gekoppeld is aan een grootboekrekening).
  • Via Nieuwe Werkopdracht kies je een werksoort en leg je de uren vast.
  • In Gewerkte uren vind je week- en maand overzichten per werknemer.
  • In Werkopdrachten vind je een lijst met alle uren, gegroepeerd op relatie (klant) en project.
  • Via Werkzaamheden factureren kun je zowel facturabele als niet-facturabele werkzaamheden goedkeuren (als je hiervoor de juiste rechten hebt).
  • Voor goedgekeurde facturabele werkzaamheden wordt direct een factuur aangemaakt (maar nog niet verwerkt en verzonden).
  • Alle werkzaamheden met dezelfde werksoort en hetzelfde dossier worden één regel op de factuur.
  • De aangemaakte facturen kunnen nog apart bekeken, aangepast en verstuurd worden in de normale "Te verzenden" facturen overzichten in de Yuki verkoop-boekhouding.
  • Je kan instellen dat bij elke uren-factuur een uren-specificatie wordt toegevoegd.
  • (Dit is een eenvoudig overzicht van de datum, omschrijving en het aantal uren van elke gefactureerde werkopdracht per werksoort).


Hoe werkt het?

Werksoorten aanmaken

Via Werksoorten kun je diverse soorten urenregistraties aanmaken. Ga hiervoor naar de Agenda, dan links onderin naar Werksoorten en klik op Nieuwe Werksoort.

  • Vul een (korte) duidelijke omschrijving in. Deze omschrijving komt in principe ook op de factuur te staan (je kunt het per factuur nog wel handmatig aanpassen).
  • Het vinkje bij Actief zorgt ervoor dat je de werksoort kunt gebruiken.
  • Kies of de werksoort wel of niet facturabel is.
  • Niet-facturabele Werkopdrachten worden wel geregistreerd (zie Werkzaamheden en Gewerkte uren, links in de Agenda) maar komen niet op de factuur te staan.
  • Indien het een facturabele werksoort betreft, selecteer je een verkoopartikel uit de lijst door op het vergrootglas te klikken.
  • Kies de tijdseenheid die gebruikt wordt bij het registreren van Werkopdrachten voor deze werksoort.
  • Op de overzichten staat alles echter vermeld in uren; het gaat dus puur om de invoer.
  • In het vak Notities zijn uitsluitend toe te voegen kun je aangeven of notities na het toevoegen later nog te wijzigen zijn of niet.
  • Als je een Document (bijvoorbeeld een werkbriefje) wil toevoegen aan de werksoort, kan je hier aangeven hoe hiermee om wordt gegaan, alsmede in welke kaft de gekoppelde documenten worden opgeslagen.  
  • Geef bij Goedkeuring aan door wie de Werkopdrachten voor deze werksoort goedgekeurd/gefactureerd mogen worden.
    • Als in dit veld niets wordt ingevoerd, is de persoon waarvoor de gewerkte uren zijn ingevoerd tevens degene die de desbetreffende uren kan/mag goedkeuren/factureren.
  • Mail versturen, indien aangevinkt wordt er een notificatiemail gestuurd naar één van de personen welke de werkzaamheden mag goedkeuren, als er bij punt 1. niets wordt ingevoerd zal de mail respectievelijk naar 2. of 3. gaan
  • Stap 3 Goedkeuring van realisatie wordt niet gebruikt in het werksoort instellingen.
  • Klik op Bewaren.

Uren registreren (Nieuwe Werkopdracht)

Uren registreren doe je door op Nieuwe Werkopdracht te klikken en de juiste werksoort te selecteren.

  • Vul een omschrijving in. Deze is voor elke werkopdracht zichtbaar in het Werkzaamheden factureren overzicht.
  • Kies een datum.
  • Vul het aantal uren in (of minuten of dagen). “Van- tot” is een rekenhulpmiddel (voorbeeld: 09:00 – 11:45 is 2.75 uur of 165 minuten).
  • Kies een relatie door op het vergrootglas te klikken.
  • (Maak indien nodig eerst de relatie aan, via Relaties > Nieuwe relatie)
  • Als je geen relatie hebt gekozen kun je de Werkopdracht alleen terugvinden onder Overzicht -> Werkzaamheden onder “(geen relatie)”. 
  • Klik dan op het pijltje voor de Werkopdracht (>) om alsnog een relatie te kiezen.
  • Het bijvoegen van een document is optioneel en wordt alleen bij de betreffende Werkopdracht gevoegd, niet bij de uiteindelijke factuur.

Werkzaamheden factureren

Dit scherm is te vinden onder Overzicht in de Agenda.
Alle werkopdrachten (urenregistraties) waar een relatie aan gekoppeld is, komen hier terecht.
Je kunt de Werkopdrachten goedkeuren, eventueel aanpassen en/of factureren.


Als linksboven Nog te factureren is geselecteerd zie je alle facturabele Werkopdrachten.
Bovenaan in de taakbalk zie je drie knoppen: Bewaren, Factureren en Goedkeuren.

 

  • Bewaren is voor als je bijvoorbeeld aantallen hebt aangepast.
  • (Aangepaste prijzen worden niet opgeslagen. Prijzen aanpassen doe je in de prijslijst of per factuur handmatig).
  • Als je op Factureren klikt worden er verkoopfacturen (per relatie per dossier) gegenereerd voor de geselecteerde werkzaamheden (Werkopdrachten).
  • Bij het goedkeuren van Werkopdrachten verdwijnen ze uit de lijst. Je kunt ze dan niet meer factureren.
Als je linksboven Niet facturabel selecteert, kun je de niet-facturabele werkzaamheden goedkeuren/afhandelen.
Ze verdwijnen dan uit de lijst maar staan nog wel in de lijst Werkzaamheden en bij Gewerkte uren.

Uren-specificatie

Je kunt instellen dat bij elke urenfactuur een urenspecificatie wordt toegevoegd.
Ga hiervoor naar de ronde knop Verkoop, Factuurinstellingen, Lay-outs en klik op een lay-out.
Klik dan op "wijzigen" (penseeltje bovenaan) om vervolgens rechts een vink achter "Specificatie instellingen" te zetten.


Comments