Yuki Incasso



Met de Yuki incassomodule kunnen verkoopfacturen eenvoudig gedomicilieerd worden. Het is mogelijk de verkoopfacturen te selecteren uit de 'Nog te domiciliëren' lijst, waarna Yuki vervolgens één SEPA-bestand aanmaakt, dat je bij de bank kan inleveren. Ten slotte zullen de facturen in het bestand automatisch door de bank geïnd worden. Het voordeel aan de Yuki incasso module is dat het niet langer nodig is om alle gegevens manueel in te voeren op de website van de bank.


Voordat er facturen kunnen worden geïncasseerd met de Yuki incassomodule, dienen er een aantal stappen te worden genomen.

Stap 1: Incassant ID invoeren

Allereerst dient er bij de bank een SEPA Schuldeiser Identificatie (hierna: incassant ID) aangevraagd te worden om te mogen domiciliëren. Het Incassant ID moet worden toegevoegd aan de bankrekening (type: betaalrekening) waarop de domiciliëringen gestort worden. Het is namelijk niet mogelijk een SEPA domiciliëringsbestand aan te maken indien het Incassant ID niet aanwezig is in de desbetreffende bankrekening binnen Yuki.


De volgende stappen dien je te ondernemen om bij het invoerveld van het Incassant ID te komen.


  1. Ga in Yuki naar de bank en kies de rekening waarvoor je het incassant ID hebt ontvangen

  2. Kies voor bewerken (Alt+N). Je krijgt volgend scherm te zien:

  3. Vul nu jouw incassant ID in dat op het ontvangen SEPA Direct Debit document vermeld word.

  4. Indien er rekening gehouden dient te worden met een limiet, kan je dit hier ook instellen.

  5. Opmerking: Er bestaat een mogelijkheid om een verdicht domiciliëringsbestand te laten aanmaken. Dit houdt in dat de facturen meteen afgepunt worden en er slechts één saldo op jouw bankrekening verschijnt. Indien je de mogelijkheid om een verdicht betaalbestand aan te laten maken wenst te gebruiken, dien je dit door jouw accountant te laten instellen.

Stap 2: Aanmaken SEPA machtiging

Het is van belang dat het IBAN-nummer van de relatie is ingevoerd voordat de machtiging wordt aangemaakt. Dit kan je doen door naar de relatie te gaan en links in jouw scherm de optie ‘Bankrekeningen’ te kiezen. Vergeet zeker niet de BIC in te vullen.

Om een machtiging aan te maken voor de relatie, kies je voor ‘Domiciliëringsovereenkomsten’ op de relatiekaart. Wanneer je op de ‘+’ klikt, krijg je volgend scherm te zien:


Alle velden zijn verplicht in te vullen.

Invoervelden:

  • Bedrijf (optioneel)

    • Dit veld is enkel zichtbaar wanneer er meerdere administraties in een domein aanwezig zijn


  • Relatie:
    • Selecteer hier de relatie (het bedrijf of de particulier) die je wil domiciliëren
    • Opmerking: door vanuit het relatiekaartje te vertrekken, wordt de relatie meteen ingevuld. Indien je echter werkt via ‘Bank’ - ‘Domiciliëren’ - ‘Register’ - ‘+’ dien je de relatie zelf in te vullen.

  • IBAN
    • Indien er nog geen IBAN-nummer bekend is, dien je dit eerst aan te leggen voor die relatie zoals hierboven besproken.
    • Opmerking: als er meerdere IBAN-nummers geregistreerd werden, kan je kiezen voor welk IBAN-nummer je de machtiging aanmaakt.

  • Referentie
    • Dit kan je zelf toekennen. Yuki maakt het voor jou echter makkelijk door reeds een voorstel te doen. De referentie dient aan volgende voorwaarden te voldoen:
      • Uniek kenmerk in combinatie met Incassant ID
      • Niet langer dan 35 karakters
      • Bestaat uit letters en/of cijfers (alfanumeriek)
    • Indien je reeds langer gebruik maakt van domiciliëringen en nu deze in Yuki gaat beheren, dien je de referentie te gebruiken die op de originele machtiging vermeld staat.

  • Omschrijving
    • Vrij in te voeren
    • Bij een reeds bestaande machtiging, dien je hier de omschrijving die op de originele machtiging vermeld staat te gebruiken.
    • Opgelet! Zonder omschrijving kan je geen PDF bestand maken van de overeenkomst

  • Type
    • Keuze uit één van de vier verschillende machtigingen
      • eenmalig SEPA machtiging algemeen
      • doorlopende SEPA machtiging algemeen
      • eenmalig SEPA machtiging bedrijven
      • doorlopende SEPA machtiging bedrijven

  • Machtiging status:
    • Als er is gekozen voor een doorlopende SEPA machtiging worden de volgende keuzes beschikbaar in het veld.
      • Doorlopend (eerste keer)
      • Doorlopend
    • Indien er voor het eerst wordt gedomicilieerd wordt met de doorlopende SEPA machtiging, kan gekozen te worden voor Doorlopend (eerste keer).

  • Startdatum:
    • De startdatum mag nooit later zijn dan de eerste domiciliëringsopdracht.
    • De startdatum is de datum waarop de relatie een machtiging heeft ondertekend. Het invullen van de startdatum is dus alleen zinvol als je al een getekende machtiging van de relatie hebt ontvangen.

  • Einddatum:
    • Einddatum invoeren indien dit bekend is. Als de einddatum niet bekend is, mag het veld leeg blijven.
  • Document:
    • Je kan een door de relatie getekende machtiging uploaden en aan de machtiging koppelen in Yuki.
    • Als de machtiging wordt opgeslagen, wordt er een PDF aangemaakt. Dit PDF bestand bevat de benodigde informatie om de machtiging te versturen naar de relatie om het te laten ondertekenen.

De door de relatie ondertekende machtiging kan vervolgens naar de bank verstuurd worden. Nu de machtigingen in orde zijn is het mogelijk facturen te domiciliëren.

Stap 3: Verkoopfacturen domiciliëren

Om verkoopfacturen te domiciliëren, dien je naar de bol ‘Verkoop’ te gaan en links in jouw scherm voor ‘Domiciliëren’ te klikken.


Je krijgt nu volgend scherm te zien:



Proces

1. Te domiciliëren

In de nog te domiciliëren lijst staan de verkoopfacturen waarbij gekozen werd voor de betaalwijze domiciliëring.


Op basis van het type machtiging worden de facturen weergegeven. Indien er facturen in de lijst ‘geen machtigingen’ staan maar wel een domiciliëringsovereenkomst hebben, kan je deze eenvoudig bij ‘Alle machtigingen algemeen’ of ‘Alle machtigingen bedrijven’ plaatsen. Dit doe je door de factuur vooraan de lijn te openen en bij de betaalwijze de bankrekening waaraan het mandaat gekoppeld is, te selecteren.

Van zodra de optie ‘Geen machtigingen’ leeg is, kan je die facturen domiciliëren aangezien deze opgenomen worden in één van de twee andere types.


De facturen kunnen worden geselecteerd door het vak voor de factuurregel aan te vinken. Om de geselecteerde facturen op te nemen in het SEPA domiciliëringsbestand, moet er er op het SEPA icoon bovenaan geklikt worden.


Vervolgens zal het concept domiciliëringsbestand worden aangemaakt en weergegeven:




  • Eigen bankrekening:

    • De bankrekening waar het incassant ID is ingevoerd moet geselecteerd zijn.

  • Verwerkingsdatum:

    • De datum wanneer het bestand verwerkt moet worden kan hier ingevoerd worden.

  • Domiciliëringslijst

    • In de domiciliëringslijst staan de zonet geselecteerde verkoopfacturen.

    • Door middel van een groen of geel icoontje wordt de status getoond van de te domiciliëren factuur.

      •  Indien er nog gegevens ontbreken om de factuur te domiciliëren.

      • Als de gegevens volledig zijn en de factuur gereed is om te domiciliëren.


Het SEPA domiciliëringsbestand kan uit meerdere batches bestaan. Dit kan voorkomen als bijvoorbeeld facturen op verschillende dagen worden gedomicilieerd. Dit kan voorkomen wanneer je een specifieke te domiciliëren factuur  Ook wordt er een splitsing gemaakt tussen SEPA machtigingen met de status FRST (doorlopend eerste keer) en machtigingen met de status RCUR (doorlopend).

Wanneer je zeker weet dat het bestand correct is en dit wil versturen naar de bank, kan je het bestand definitief maken. Er kunnen na het definitief maken geen wijzigingen meer worden aangebracht in het SEPA domiciliëringsbestand.


2. Onderweg

In dit overzicht worden facturen getoond die opgenomen zijn in een concept/definitief domiciliëringsbestand.

Uitzondering: Indien in de bankrekening de optie ´Verdicht domiciliëringsbestand´ is geactiveerd, wordt er van het definitieve SEPA domiciliëringsbestand automatisch een diverse posten boeking aangemaakt. De facturen zullen dan niet meer worden getoond in het overzicht 'Onderweg'.


3. Storno's
In het overzicht Storno's worden de facturen weergegeven waarvan het bedrag is gestorneerd uit het domiciliëringsbestand. Met de optie is het mogelijk deze facturen opnieuw aan te bieden. De facturen zullen dan verplaatst worden naar 'Nog te domiciliëren'.

Indien een domiciliëring wordt gestorneerd, wordt er in de banktransactie een foutmelding gegeven. De foutmelding geeft informatie over de oorzaak en de te nemen vervolgactie.



Een domiciliëring kan terugkomen om verschillende redenen. Deze vind je terug in de ‘Foutcodes met vervolgacties’ Een storno wordt tijdens het boeken van de bankregel als storno herkend. Het is hierbij van belang dat je (/de accountant) de terugstorting koppelt aan de originele factuur zodat de factuur in de bovenstaande lijst ‘Storno’s’ wordt opgenomen en je de factuur opnieuw kan aanbieden indien gewenst.

4. In behandeling
Het is mogelijk facturen in behandeling te zetten door de factuur te selecteren en gebruik te maken van de knop . De factuur zal dan niet in de bovenstaande lijsten weergegeven worden. Je zou dit bijvoorbeeld kunnen doen wanneer je niet wil dat de factuur per ongeluk gedomicilieerd wordt omdat er nog iets in orde gebracht dient te worden.
Indien de reden van de blokkering weggevallen is, kan je de factuur makkelijk uit de lijst ‘In behandeling’ halen door deze aan te vinken en op de knop ‘Markeer de geselecteerde facturen als vrijgegeven’ (duim) te klikken. 

Machtigingen

1. Register
Het register toont alle aangemaakte machtigingen in de administratie. Het is ook mogelijk nieuwe machtigingen aan te maken in dit overzicht.

  • De kolom ‘facturen’ bevat telkens een cijfer. Door op het cijfer te klikken, zie je alle facturen van die relatie die gedomicilieerd werden.
  • De knop  kan je gebruiken om na te gaan bij welke domiciliëringen er sprake is geweest van één of meerdere storno’s.
  • Indien je voor je met Yuki gestart bent reeds met domiciliëringen werkte, kan je vanuit dit overzicht Bulk machtigingen  creëren.
Door op dit icoontje te klikken, krijg je volgend scherm te zien: 

Vul hier de gevraagde gegevens in en klik op ‘Volgende’.
In de tweede stap dien je te selecteren voor wie de machtiging aangemaakt mag worden. 


Vervolgens klik je op ‘Klaar’ en worden de voorgestelde machtigingen opgelijst.


In de lijst van voorgestelde machtigingen, kan je selecteren voor welke relatie je een machtiging wenst aan te maken in Yuki.

 2. Ontbrekende machtigingen
In dit overzicht worden relatie(s) getoond zonder machtiging, maar waar wel een verkoopfactuur voor is aangemaakt met betaalwijze domiciliëring. Het is in dit overzicht (zoals hierboven) mogelijk om meteen een machtiging aan te maken.

3. Uitgaande aanvragen
Machtigingen waarvan nog geen startdatum is ingevoerd, zullen in dit overzicht weergegeven worden.

Overzicht

1. Factuurhistorie
Alle nog te domiciliëren facturen en reeds gedomicilieerde facturen worden in dit overzicht weergegeven.

2. Openstaande facturen
Alle nog niet gedomicilieerde verkoopfacturen worden in dit overzicht weergegeven.


3. Domiciliëring historie 
In dit overzicht worden alle (concepten en definitieve) SEPA domiciliëringsbestanden weergegeven. Door het desbetreffende bestand te openen met ‘>’,  is het mogelijk de facturen in het incassobestand te tonen. Ook kan het incassobestand eventueel gedownload worden vanuit deze weergave.

Uitleg bij de kleurtje in de laatste kolom “Match”:
  • Wit: er is geen diverse posten boeking aangemaakt
    • Indien er geen gebruik gemaakt wordt van een verdicht domiciliëringsbestand, wordt in deze lijst steeds een wit vierkantje getoond.
    • Opmerking: indien er gebruik gemaakt wordt van een verdicht betaalbestand en er wordt toch een wit vierkantje getoond, dan is de diverse posten boeking handmatig verwijderd. Je kan deze hier opnieuw aanmaken via de knop 
  • Groen: afgepunt met binnenkomende betaling via de interne overboekingen
  • Blauw: nog niet afgepunt met binnenkomende betaling via de interne overboekingen
4. Overige mogelijkheden
Het is mogelijk de domiciliëringslijst als snelkoppeling toe te voegen aan de startpagina (home button).





Comments