Yuki office

Met de Yuki Office module kan je alles doen om je interne organisatie van je bedrijf op orde te brengen.

Hiervoor moet je accountant de Office-module activeren in de Yuki store.





  • E-mail binnen Yuki   

Je hebt de mogelijkheid om in yuki mails te versturen en ontvangen vanuit een willekeurig e-mailadres waar jij de eigenaar van bent, waarbij dit e-mailadres POP3 ondersteunt voor het ophalen van de e-mail.

  • Afspraken/Agenda    

Je kan afspraken maken voor jezelf of voor anderen. Bekijk je agenda van jezelf of van je medewerkers, in een week- of maandoverzicht.

Je medewerkers kunnen hun afwezigheid (ziekte, zwangerschapsverlof,...) vastleggen in Yuki.

  • Taken en document

Maak taken aan voor jezelf of voor andere medewerkers. Gebruik je takenlijst om je dagelijkse werk te structureren. Je kan ook je eigen taaksoorten aanmaken. Met de taaksoort “Vrijgeven voor betaling”, kun je de flow rondom de goedkeuring van facturen regelen (wie moet de factuur goedkeuren voor betaling?, ...). Hiervoor kan je onze helppagina Taken en Taaksoorten consulteren.

Nadat je de office-module geactiveerd hebt, verschijnen er twee extra bollen bovenaan je scherm: & . Via deze knoppen kan je de verschillende functionaliteiten van de office-module gebruiken.


  1. E-mail binnen Yuki instellen

Met de Office-module, kan je je e-mailadres koppelen en niet alleen mails versturen vanuit Yuki maar ook mails ontvangen. Je kunt ook o.a. bijlagen van e-mails direct in je Yuki archief plaatsten.


Om gebruik te maken van deze functie, dien je een e-mailadres te koppelen. Hiervoor ga je naar de E-mail bol en klik je vervolgens op E-mailaccounts . Een nieuw e-mailadres toevoegen doe je door op deze knop te klikken. Je krijgt het volgende scherm te zien:



Voer je naam en je e-mailadres in. Je kan ervoor kiezen om je e-mailadres uitsluitend voor het versturen van e-mails te gebruiken. Hiervoor dien je de checkbox aan te vinken. Klik vervolgens op Volgende.


De pop3 server code kan je makkelijk op internet vinden door te zoeken op bv. “Pop3 gmail”.

Nadat je klaar bent met de tweede stap, klik nogmaals op Volgende. Hieronder vind je de laatste stap vóór dat de e-mail geactiveerd wordt:

Met deze stap, kun je kiezen of je alle bijlagen die meekomen met de e-mail, direct wilt bewaren in het Yuki archief. Na je keuze, klik op Klaar om het proces af te ronden.


1.1. Hoe verstuur je een mail

Via de linkerkolom, klik op Nieuwe e-mail, onder Acties:

Vervolgens krijg je het volgende scherm:




Je hebt de keuze om je e-mail te delen binnen Yuki. Je kunt dus voor elke e-mail aangeven wie deze mag zien. Standaard staat dit op Privé, d.w.z. dat je hem dus alleen zelf kan lezen. Maar in geval van een conversatie dat je wilt delen met collega’s, zodat zij de conversatie met de klanten ook kunnen meelezen, kan je het openbaar maken door het handmatig aan te passen:



Linksboven in de grijze balk heb je de keuze tussen Zakelijk en Privé, met deze optie kan je een onderscheid maken tussen de zakelijke en privé e-mailadressen. Dit heeft geen link met de toegankelijkheid van de mail.



2. Afspraken/Agenda

Alle activiteiten en afspraken ingepland in de agenda kunnen via deze tool geconsulteerd worden.


2.2. Afspraak inplannen

Met de Yuki-agenda kan je in je eigen agenda of in de agenda van je collega’s een afspraak inplannen.


Bij Afspraak voor kan je aanduiden voor wie je een afspraak maakt. Ook hier heb je de mogelijkheid om een document van Yuki archief te koppelen of zelf een document vanuit je computer opladen indien gewenst.


Er is nog een tweede optie om een afspraak in te plannen, namelijk “Nieuwe afspraak plannen


De methode bestaat uit 6 stappen en is meer uitgebreid in vergelijking met de vorige methode. Hier kan je meer informatie ingeven voor een bepaalde afspraak. Ook kun je op het einde alle gegevens doormailen naar een bepaald persoon.


Comments