Aanmaken beginbalans voor backoffice of accountant

Per administratie wordt bij het instellen van de administratie een "eerste" boekjaar ingegeven. Dit is het eerste boekjaar waarvan in Yuki de administratie wordt bijgehouden. Om fouten in het dagelijkse gebruik te voorkomen kun je geen boekingen aanmaken met een datum voor de startdatum van dat eerste boekjaar. Enkel via een boeking van het type "Beginbalans" kun je boeken op een datum die ligt voor die startdatum.


Vergelijkende cijfers

Wil je voor een administratie ook de vergelijkende cijfers van een voorgaand jaar invoeren of importeren, dan moet je dat jaar als "eerste boekjaar" bij de instellingen definiëren. Het is namelijk niet mogelijk om vóór het eerste jaar mutaties op een resultatenrekening te boeken. In dat geval is dus je beginbalans de balans van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor je de vergelijkende cijfers wenst in te voeren. Een voorbeeld:
Je begint in 2015 de administratie te voeren voor een bedrijf. Je wenst ook de cijfers van 2014 als vergelijkende cijfers in te voeren. Je definieert dan 2014 als "eerste boekjaar" en voert de eindbalans van 2013 in als openingsbalans. 

Beginbalans invoeren

Om de beginbalans van het eerste boekjaar in Yuki aan te maken dien je de eindbalans van boekjaar daarvoor in te voeren. Dat kan dus enkel in een speciaal type diverse posten boeking: beginbalans. Deze diverse post heeft enkele bijzondere kenmerken:
  • Je kan enkel een datum gebruiken die voor de startdatum van het eerste boekjaar ligt
  • Je kan geen omzet- en kostenrekeningen gebruiken 
  • Je kan niet op grootboekrekeningen van een bankrekening of kas boeken
In de praktijk maak je verschillende beginbalansboekingen aan:
  • het invoeren/importeren van de balans van het laatste boekjaar
  • Openstaande posten klanten
  • Openstaande posten leveranciers
  • Invoeren van gedetailleerde lijst van de investeringen
Je vindt dergelijke diverse boeking onder Boekhouding -> Diverse posten. Kies daar voor het type Beginbalans
Let wel op dat er op de openstaande posten GEEN aanmaningen verstuurd kunnen worden! Indien je dat wilt, moet je de openstaande posten uit de beginbalans als documenten aanleveren.

Let op: als je gebruik wilt maken van de afschrijvingstabellen, moet je de beginbalans uitgesplitst invoeren en het actief inboeken op de eerste datum waarop het reeds werd afgeschreven.

Alleen via een document van het type 'Beginbalans' kun je boekingen maken voor de startdatum van het eerste boekjaar van de administratie. Dit boekjaar kan alleen worden gewijzigd als er nog geen transacties zijn gedaan op dit jaar.

Eindbalans importeren

Je kunt ook een eindbalans importeren. Dat werkt hetzelfde als het importeren van een normale diverse posten boeking. Let daarbij wel op dat als je een datum gebruikt die voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki ligt, je automatisch een beginbalansboeking aanmaakt en je dus noch omzet- en kostenrekeningen noch bankrekeningen kunt gebruiken.

Tips bij het invoeren of importeren van de beginbalans


Invoeren of importeren van de balans

  • Scan of upload de balans en boek dat document in als "Beginbalans"
  • De in te voeren beginbalans bevat enkel de balansrekeningen van de proef-saldibalans, immers resultatenrekeningen zijn niet toegestaan
  • De beginbalans wordt ingevoerd met als boekdatum de laatste dag van het boekjaar
  • De volgende rekeningen worden vaak bij het inboeken tijdelijk vervangen door een wachtrekening voor openingsbalans:
    • Klanten: 400010
    • Leveranciers: 440010
    • Bankrekeningen: 550090
    • Kas: 550090
    • Investeringsrekeningen: 289999

Inbrengen van openstaande facturen van klanten en leveranciers

Om de lijst van openstaande facturen van klanten en leveranciers in te voeren zijn er vier opties:
  • Inscannen van de facturen die nog open staan en deze boeken. Yuki ziet dat het om facturen gaat die in de beginbalans thuis horen en zal de boeking daarop aanpassen (geen btw boeken en de rekening "440010 of 400010 Wachtrekening beginbalans leveranciers of klanten" als tegenrekening boeken). Dit is de duidelijkste optie maar kost soms iets meer tijd. Het voordeel is dat het document van de factuur ook direct beschikbaar is.
  • Invoeren van de saldilijst. Maak een beginbalansboeking aan met per regel het saldo van de klant/leverancier. Boek het saldo van alle regels tegen op de rekening "440010 of 400010 Wachtrekening beginbalans leveranciers of klanten". Dit saldo dient aan te sluiten op het saldo op de proef- en saldibalans
  • Invoeren van gedetailleerde lijst van openstaande facturen:  Vul het factuurnummer in de omschrijving in. Als je de oorspronkelijke factuurdatum van elke factuur wenst in te voeren dien je de regel op die datum te boeken en tevens per factuur op diezelfde datum een tegenboeking aan te maken op "440010 of 400010 Wachtrekening beginbalans leveranciers of klanten".
  • Importeren van een lijst. Maak in Excel een lijst aan in het door Yuki gewenste formaat en sla die lijst op als csv-bestand.

Beginbalans van de bank invoeren

Je kan het beginsaldo van een bankrekening niet via een beginbalansboeking invoeren. Om het saldo op de juiste rekening te krijgen, ga je als volgt te werk:
  1. Voer het saldo van elke bankrekening die voorkomt op de saldibalans van het vorige boekjaar in op de "550090 Wachtrekening beginbalans banken"
  2. Maak bij de bol Bank elke bankrekening aan die de onderneming heeft
  3. Voer daar in het veld beginsaldo het juiste saldo in op de laatste datum voor de start van het eerste boekjaar in Yuki. Dat saldo wordt dan automatisch tegengeboekt op de "550090 Wachtrekening beginbalans banken".

Afschrijvingstabel invoeren

Zie hiervoor de documentatie van de afschrijvingstabel.

Controleer het saldo "289999 Wachtrekening beginbalans activa", "400010 Wachtrekening beginbalans klanten", "440010 Wachtrekening beginbalans leveranciers", "550090 Wachtrekening beginbalans banken"

Die rekeningen worden gebruikt om bepaalde posten van de beginbalans te specificeren. Dat is o.a. gebruikelijk voor:
  • Post Leveranciers
  • Post Klanten
  • Saldo van de banken
  • Saldo van de kas
  • Overlopende activa of passiva 
Het Yuki platform gebruikt die rekening automatisch in de volgende situaties:
  • Als je een beginsaldo invult bij het aanleggen van een bankrekening of creditcardrekening
  • Als je een factuur invoert met een datum die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki
  • Als je op een regel van de afschrijvingstabel een bedrag afschrijving op beginbalans invoert.
Op de wachtrekeningen kunnen enkel boekingen voorkomen met een datum die voor de beginbalans ligt.

ZIE OOK


Comments