Definitie van verwerkte transacties

Welke documenten worden door Yuki verwerkt?

  • Alle documenten die via de Yuki postbus worden aangeboden.
  • Alle documenten die vanuit het Yuki archief worden aangeboden, vanuit een geselecteerde Yuki kaft en tab.
  • Alle documenten die via het e-mailadres domein@yukiworks.be of administratie.domein@yukiworks.be worden ingestuurd.
  • Alle documenten die vanuit het Yuki archief worden aangeboden, niet vanuit een specifieke kaft, waarbij de optie "Documenten aan Yuki aanbieden" wordt gekozen.
    Afbeelding toevoegen


Welke documenten worden niet door Yuki verwerkt?

  • Alle documenten die vanuit het Yuki archief worden aangeboden, niet vanuit een specifieke kaft, waarbij de optie "Documenten zelf archiveren" wordt gekozen.
  • Alle documenten aangeboden vanuit een niet-Yuki kaft in het archief, of vanuit een vrij-te-definiëren tab in een Yuki kaft.
  • Alle documenten ingestuurd naar mijn.domein@yukiworks.be (waarbij ''domein' de eigen Yuki domein-naam is).

Definitie van de transacties die door Yuki worden gefactureerd

Voor de documenten die door Yuki worden verwerkt, gelden de volgende definities t.a.v. de transacties die door Yuki gefactureerd worden:

  • Elektronisch rekeninguittreksel. 
    Elke afschriftregel telt als een transactie. Het importbestand zelf telt niet mee. Bepalend voor de facturatiemaand is de datum dat het importdocument voor de eerste keer door de backoffice op afgehandeld is gezet. Voor direct van de bank opgehaalde bankgegevens geldt de datum dat de transacties zijn aangemaakt.

  • Handmatig ingevoerd rekeninguittreksel.
    Als het gescande afschrift een duplicaat is van elektronische transacties, telt dit als één facturabele transactie. 
    Als voor het afschrift handmatig regels worden ingevoerd, telt elke regel mee als transactie. t.

  • Kasbestanden.
    Elke ingevoerde regel van een kasstaat telt als één transactie. Het kasdocument zelf telt niet mee.

  • Openingsbalans.
    Alle gemaakte openingsbalanstransacties tellen als één facturabele transactie. Het openingsbalansdocument telt zelf niet mee.

  • Diverse posten boekingen.
    Alle regels die zijn aangemaakt tellen als één facturabele transactie, gebaseerd op de datum dat de transactie is aangemaakt. De documenten zelf tellen niet mee. Diverse posten boekingen die in een importbestand worden aangeleverd en automatisch verwerkt kunnen worden, tellen als één transactie voor het hele bestand, ongeacht het aantal daadwerkelijke transacties in dit bestand.

  • Overige documentsoorten: o.a. herinneringen, verkoop- en aankoopfacturen.
    Alle overige documenten die door de backoffice zijn afgehandeld tellen als één facturabele transactie per document. Vervolgbladen van gebundelde documenten tellen niet afzonderlijk mee.
    Documenten van type "Standaard", die zijn afgehandeld door de Backoffice, tellen uitsluitend mee als ze in één van de voorgedefinieerde tabbladen in het Yuki archief staan.

Belangrijke andere punten van belang bij de facturatie

Binnen een kalendermaand wordt de telling voor die maand steeds volledig opnieuw opgebouwd. Als de maand voorbij is, zijn de tellingen definitief en kunnen nooit meer veranderen. Dit heeft als gevolg: 

  • Documenten die door de gebruiker dubbel worden aangeleverd, of die onleesbaar worden aangeleverd (bijvoorbeeld slecht gescand) worden door Yuki op "Niet verwerkt" gezet (en kunnen door de gebruiker via de "Niet verwerkt" link op de "Yuki" sectie worden teruggevonden). Deze documenten worden voor de facturatie meegeteld.
  • Als een document door de gebruiker zelf wordt verwijderd wordt binnen dezelfde kalendermaand dat het was geüpload, telt het niet mee (of slechts één maal, als het opnieuw geüpload wordt).
  • Als een document verwijderd wordt in een andere maand dan dat het afgehandeld was door de backoffice, blijft de telling voor de oorspronkelijke maand ongewijzigd. Als dit document opnieuw wordt geüpload telt het dus dubbel mee. 
  • De transactietellingen zijn definitief om 00:00 op de laatste dag van de maand. In principe zullen op de eerste dag van de volgende maand de verkoopfacturen gegenereerd worden, om daarna binnen één week bekeken, zo nodig handmatig gecorrigeerd en verstuurd te worden. 

De Yuki klant heeft in zijn eigen domein een specificatie van de facturabele transacties. Hier worden de totale transacties van de factuur opgesplitst getoond naar documenttype. Met opzet wordt dit niet verder gespecifieerd om geen verwarring te wekken door niet-kloppende totalen t.g.v. verwijderde documenten, gewijzigde definitie van de factuurtellingen of andere oorzaken.

ZELF controleren

De specificatie van de verwerkte transactie staan ook onder de menukeuze Yuki.
Afbeelding toevoegen
Comments