Een administratie instellen

Lees onderstaande instructie of bekijk de instructievideo

Nadat je een domein hebt aangemaakt, is het nodig om allerlei informatie vast te leggen over het bedrijf (of de bedrijven) waarvan je in dit domein de boekhouding gaat voeren. Tevens leg je hier zaken vast over de boekhouding zelf: vanaf wanneer die in Yuki gevoerd wordt, zaken over btw etc. Dit alles doe je in 7 stappen door de administratie-wizard te doorlopen. 
Als je een domein net hebt aangemaakt, word je na het openen van het domein direct al gevraagd om de administratiegegevens in te vullen. Wil je later informatie wijzigen of moet je de gegevens van een tweede of volgende administratie invoeren, dan vind je de wizard als volgt:

In het domein zelf onder de knop (BO), dit is ook het eerste scherm dat geopend wordt als je een domein vanuit het portaal opent, klik je op het > teken voor de betreffende bedrijfsnaam in de lijst van "Bedrijven". Je ziet het volgende scherm:


Klik op het potloodje om de gegevens in te vullen of te wijzigen

ALGEMEEN
Algemene gegevens van het bedrijf.  De meeste zaken spreken voor zich. Enkele velden die bijzondere aandacht nodig hebben:

Aanspreekpunt
Vul hier de contactpersoon in bij de klant met wie je voornamelijk wenst te communiceren over de boekhouding van het bedrijf. Aan deze persoon worden standaard de vragen gesteld en berichten gestuurd inzake de boekhouding (bijvoorbeeld over btw).
Opgelet:
De persoon die aangemerkt is als aanspreekpunt van de administratie, dient ook als gebruiker aangemaakt te worden in het domein.

Adresgegevens
Vul zo nauwkeurig en volledig mogelijk het adres van de klant in. Dit kan helpen bij het automatisch herkennen van facturen.
 
Logo
Laad hier het bedrijfslogo op. Het logo wordt op diverse plaatsen gebruikt. Het maakt het domein persoonlijker en zal ook in het kantoorportaal helpen om domeinen en administraties visueel te herkennen.

Email adres voor documenten
Elke administratie in Yuki heeft zijn eigen e-mailadres om documenten, bonnen en bestanden te kunnen ontvangen. Hier kun je dat e-mailadres aanpassen. Het adres moet uniek zijn binnen Yuki. Kies een adres dat eenvoudig door de gebruiker onthouden kan worden.


EXTRA
Deze pagina bevat gegevens over de rechtsvorm, de aandeelhouders, bestuurders, deelnemingen en meer. Het invullen van de informatie is niet enkel voor het vastleggen van de informatie, maar is ook belangrijk voor het aanmaken van specifieke grootboekrekeningen inzake aandeelhouders, bestuurders en deelnemingen. 

Wettelijke info over de rechtsvorm
  • Kies de juiste rechtsvorm. Dit heeft gevolg voor het aanmaken/uitschakelen van bepaalde rekeningen in het grootboek.
  • Wanneer werd de onderneming opgericht. Is dat nog binnen het eerste boekjaar dat in Yuki gevoerd wordt dan betekent dit dat Yuki geen beginbalans zal vragen.
  • Het ondernemingsnummer is van belang voor de automatische herkenning van facturen.
Aandeelhouders
Je kunt in Yuki een register van aandeelhouders bijhouden. Behalve de informatieve waarde (voor klant en kantoor) is het ook relevant voor het rekeningschema. Maak een nieuwe aandeelhouder aan door op de link "Details" te klikken  om het overzicht van aandelentransacties bij te werken. Kies daar voor '+' om een nieuwe transactie toe te voegen.

Per aandeelhouder worden de volgende rekeningen aangemaakt:
  • lening aan {aandeelhouder}
  • lening van {aandeelhouder}
  • achtergestelde lening van {aandeelhouder}
  • rente lening aan {aandeelhouder}
  • rente lening van {aandeelhouder}
Bestuurders
Leg eerst de adreskaart aan van elke bestuurder (persoon of bedrijf). Als je dat wenst te doen zonder de administratie wizard te verlaten, gebruik dan de snelkoppeling om een nieuw adres aan te maken. Die koppeling bevindt zich geheel links onderin het scherm.
Om aan het bedrijf bestuurders toe te wijzen selecteer je in de administratie wizard de namen van de bestuurders, gescheiden door een punt-komma (;).
  • Per bestuurder wordt een RC {bestuurder} grootboekrekening aangemaakt. Aankopen die door een bestuurder in privé zijn betaald worden niet op de RC Personeel geboekt maar op de RC van de bestuurder.
Deelnemingen
Ga naar 'Details' om een lijst van deelnemingen en andere aan de onderneming verbonden bedrijven in te voeren. Per deelneming worden de volgende grootboekrekeningen aangemaakt:
  • deelneming {deelneming}
  • lening aan deelneming {deelneming}
  • lening aan deelneming {deelneming}
  • lening van deelneming {deelneming}
  • achtergestelde lening van deelneming {deelneming}
  • rente lening aan deelneming {deelneming}
  • rente lening van deelneming {deelneming}
  • herwaardering lening aan deelneming {deelneming}
  • resultaat deelneming {deelneming}
Klantspecifieke afspraken
Hier kunnen specifieke afspraken vastgelegd worden die onder de aandacht van een Backoffice medewerker gebracht worden bij het verwerken van documenten of bank. Denk hierbij aan specifieke instructies of informatie die bij het boeken kan helpen. Bijvoorbeeld: "bedrijf heeft geen bedrijfswagen, bonnen voor brandstof op RC privé boeken".

Standaard administratie
Als er maar één administratie wordt gevoerd in het domein is dit automatisch de standaardadministratie. Zijn er meerdere administraties, dan worden documenten die naar het e-mailadres van het domein gestuurd worden in de workflow van de standaardadministratie geplaatst.


ADMINISTRATIE

Relatiecode
Vul een code of nummer in waarmee de administratie bij het importeren van journaalposten herkend kan worden als adres waaraan een bepaalde boeking gekoppeld moet worden.

Boekjaar
  • Geef aan of het boekjaar van januari t/m december loopt, zo niet, geef dan aan op welke dag het boekjaar begint
  • Geef aan vanaf welk boekjaar de boekhouding in Yuki gevoerd wordt.  Alle openingsbalansboekingen worden op de laatste dag voor dat boekjaar geboekt.
    TIP: Indien je ook vergelijkende cijfers van een voorgaand boekjaar wenst vast te leggen, neem dan dat boekjaar als eerste boekjaar. 
  • Geef via 'Geavanceerd' aan of het eerste boekjaar een verlengd boekjaar is. Dit kan gevolgen hebben voor de export van financiële cijfers ten behoeve van rapportage software zoals CaseWare of Visionplanner. 

    Meer informatie over de boekjaren vind je hier.

BELASTINGEN
Vul hier relevantie gegevens rond belastingen, zoals belastingnummers en instellingen voor btw-aangiften en IC-aangiften, in.

Btw-aangifte
  • Geef aan of de onderneming btw-plichtig is. Zo niet, dan worden alle facturen zonder aftrek van btw in de kosten / omzet genomen.
  • Geef aan wie de feitelijke btw-aangifte doet. Kies voor "Accountant" als jouw kantoor de aangifte namens de klant indient. Kies voor "ikzelf" als de klant de btw-aangifte zelf wenst in te dienen.
  • Geef aan met welke frequentie de btw-aangifte ingediend moet worden. 
  • Geef aan met welke frequentie de IC-aangifte ingediend moet worden.
  • Indien de IC-aangifte separaat ingediend moet worden, vink dan uit dat de IC aangifte automatisch meegestuurd kan worden.

ACCOUNTANT
Hier kun je het domein van het ene Yuki portaal overzetten naar een ander Yuki portaal. Dit kan gebruikt worden indien gewerkt wordt met meerdere portalen van één kantoor of als de klant overgedragen wordt aan een andere accountant.


KAS
Hier kun je instellen hoe de Yuki software om moet gaan met contante betaalde transacties. Er zijn in drie opties:
  1. Alles boeken via kasstaat (importbestand).
    Dit is de best controleerbare optie en dient gekozen te worden als het bedrijf zeer regelmatig met contante betalingen te maken heeft. Als voor deze optie gekozen wordt, kan enkel via het invullen van documenten van het type "kasstaat"/"kasstaat importbestand" bedragen in en uit de kas geboekt worden. Facturen die aangemerkt worden als contant betaald, gaan naar een tussenrekening evenals contante opname/storting die vanaf een banktransactie geboekt worden.

  2. Direct op kas boeken.
    Facturen / bonnen met betaalwijze "Contant" worden direct uit kas geboekt. Contante opname bij bank wordt direct in kas geboekt. Contante storting bij bank wordt direct uit kas geboekt. Belangrijk bij deze optie is dat erg goed met klant wordt afgesproken dat ze van elke kasopname of elke storting in kas een document in Yuki aanleveren. Deze optie wordt enkel geadviseerd indien er sprake is van beperkt kasverkeer (kantoorkas voor kleine uitgaven).

  3. Geen kas.
    In dit geval wordt gehandeld alsof alle contante transacties privé transacties zijn. Contant betaalde facturen en bonnen worden beschouwd als een storting op de RC privé. Contante opname bij de bank wordt beschouwd als een opname privé. Deze optie is zeer geschikt voor kleine bedrijven met slecht één eigenaar of zelfstandigen.

INFO
Deze pagina is bedoeld om achtergrond informatie over het bedrijf vast te leggen zodat een nieuwe BO medewerker die documenten moet verwerken zich even kan inlezen in wat het bedrijf doet en of er speciale relaties zijn met personen of andere bedrijven.


Comments