Gebruikers en rollen in Yuki

Rechten per rol
Om de rollen in Yuki te bespreken wordt een opdeling gemaakt in Backoffice rollen en Gebruikersrollen
De Backoffice rollen zijn van toepassing voor de boekhouders en accountants, de Gebruikersrollen worden voor de ondernemers gebruikt.

Backoffice rollen
Deze rollen worden gebruikt voor de werknemers van het accountancykantoor. Gebruikers met deze rol voeren effectief de boekhouding.

We maken een onderscheid tussen de rechten die je als medewerker van het accountancykantoor hebt op niveau van het Portaal (dus het kantoor) en op niveau van het Domein (een onderneming) waarvoor je de boekhouding doet.

A. Op Portaal niveau

Portaal backoffice = standaardrol
Toegang tot alle domeinen die niet afzonderlijk zijn afgeschermd.
Toegang tot de workflow van die domeinen.
Toegang tot vragen van die domeinen.
Toegang tot persoonlijke informatie betreffende productiviteit en kwaliteit.
Rechten om nieuwe domeinen aan te maken.

Portaalbeheerder (portaal backoffice rechten plus de onderstaande)
Rechten om nieuwe gebruikers in het portaal aan te maken en rollen te wijzigen.
Management overzichten aangaande productiviteit, kwaliteit en activiteiten per domein.

Portaal data-entry
Toegang tot alle domeinen die niet afzonderlijk zijn afgeschermd.
○      Zij mogen enkel data-entry werk doen binnen de domeinen waar ze toegang toe hebben.
Documenten in de workflow worden door de gebruiker met deze rol niet afgehandeld.
Bank- en kastransacties in de workflow worden wel afgehandeld .

Portaal gastgebruiker 
Dit is een gebruiker in een domein die ook backoffice rechten krijgt voor dit domein in het portaal.
Moet in de domein instellingen worden ingevuld als backoffice verantwoordelijke, back-up of controller.
Voor ondernemers die zelf willen boeken.

Portaal backoffice controller
Een extra rol die best bovenop de rol Portaalbeheerder kan toegekend worden.
Met deze rol heb je dezelfde rollen als de specifieke domein backoffice controllers.

Waar kan ik deze aanmaken/wijzigen?
1. Via het "mannetje" links bovenaan op Portaal Niveau

2. Bovenaan vind je "Gebruiker toevoegen"

Let op: alleen iemand met de rol Portaalbeheerder kan een gebruiker toevoegen of rollen toevoegen/wijzigen


B. Domein niveau
Welke rollen zijn er?

BO verantwoordelijke (BO)
Verantwoordelijk voor het domein / boeker.
BO backup
Verantwoordelijk wanneer de BO afwezig is.
BO controller (BC)
Controleert alle werkzaamheden van het domein: kijkt dossiers na/BTW aangifte/jaarafsluiting.
Kan boeken in geblokkeerde periodes of transacties wijzigen.
BO account manager
De commerciële contactpersoon voor de ondernemers van het domein / vaak hoofd van het kantoor.

Waar kan ik deze aanmaken/wijzigen?

1. Via het Portaal ga je naar het specifieke Domein door op het groter dan teken te klikken
 




Gebruikersrollen
In Yuki heeft elke gebruiker bepaalde basisrechten. Ook al heeft deze bepaalde gebruiker geen rollen toegekend, zal hij of zij onderstaande acties kunnen doen, met uitzondering van de rol "kijkgebruiker" (zie verder):

Aanleveren van documenten.
Vragen stellen aan Yuki.
Documenten bekijken met het beveiligingsniveau "alle gebruikers".
Nieuwe documenten aanmaken.
Dossiers bekijken en nieuwe dossiers aanmaken.
Adressen bekijken, aanmaken en wijzigen.
Eigen e-mailbox beheren.
Agenda bekijken en nieuwe afspraken maken.
Taken bekijken en aanmaken.

Welke rollen zijn er?
Aankoop
Aankooplijst bekijken.
Aankoopfacturen bekijken.
Saldilijst leveranciers bekijken.
Betaallijst inzien.
Facturen in een betaalbestand plaatsen (kan het betaalbestand niet definitief maken).

Verkoop
Verkoopfacturen aanmaken en versturen.
Verkoop- en omzetlijsten bekijken.
Verkoopinformatie per klant bekijken.
Openstaande facturen per klant bekijken.

Financiële administratie
Iemand met deze rol heeft alle rechten van de rol Aankoop en Verkoop plus onderstaande rechten:
Details boekhouding-bol bekijken.
Details grootboekrekeningen.
Bankafschriften bekijken.
Documenten bekijken in de mappen Verkoop, Aankoop, Bank, Belastingen en Financiële documenten.
Bladeren tussen grootboekrekeningen.
Herkenningsregels aanmaken.
Financiële gegevens exporteren.
Acties vanuit de grootboekrekening uitvoeren:
Verplaatsen
Spreiden
Grootboekrekening wijzigen
BTW-code wijzigen
Factuurnummer wijzigen
(Dossier aanpassen)
Acties vanuit een banktransactie uitvoeren:
Matchen
Splitsen
Acties
Nieuwe herkenningsregel
Acties vanuit document:
Factuurbewerkingen
Kosten/omzet verplaatsen
Kosten/omzet spreiden
Grootboekrekening wijzigen
Btw code wijzigen
Factuurnummer wijzigen
Betaalwijze wijzigen
Matchen

Externe accountant
Iemand met deze rol heeft alle rechten van de rol Financiële administratie plus onderstaande rechten:
Diverse post aanmaken.
Financiële gegevens exporteren met beginsaldo en eindejaarsboekingen.
Administraties blokkeren.
Standaardwaarden bij relaties aanmaken.
Grootboekrekeningen aanmaken.

Directie
Een gebruiker met rol Directie heeft de rechten van Aankoop en Verkoop + onderstaande rechten:
Aanmaken van taaksoorten + werksoorten
Factureren van alle facturabele werksoorten 
Aanmaken archiefmappen (dit is de enige rol met dit recht )
Aanmaken tabbladen ( HRM mag dit ook, maar alleen in de map Personeel)
Gebruikers toevoegen
Toegangscontrole regelen
Details boekhouding-bol bekijken
Details grootboekrekeningen
Bankafschriften bekijken
Documenten bekijken in de mappen Verkoop, Aankoop, Bank, Belastingen en Financiële documenten.
Acties vanuit een banktransactie uitvoeren
Matchen
Splitsen
Acties
Nieuwe herkenningsregel
Acties vanuit document
Onderwerp aanpassen
Dossier/werknemer/tags/notities toevoegen
Archiefmap wijzigen

HRM
Inzage in de archiefmap "Personeel".
Aanmaken tabbladen in archiefmap "Personeel". Op die manier kunnen vertrouwelijke documenten zoals              loongegevens, arbeidscontracten en beoordelingsgesprekken afgeschermd worden van de basisgebruiker.


Extra rollen bovenop de bovenstaande
Kijkgebruiker
Een gebruiker met deze rol kan in een domein uitsluitend gegevens inzien. Het aanmaken, wijzigen of uploaden van documenten is met deze rol niet mogelijk. Deze kijkgebruiker-rol kan met alle andere rollen gecombineerd worden. Om bijv. iemand alle financiële gegevens te laten inzien, zonder deze te kunnen wijzigen, zet je deze persoon zowel in de rol "Financiële administratie" als de rol "Kijkgebruiker".

Procuratie
Indien betaallijst beveiliging is ingeschakeld, is deze rol in combinatie met de Financiële administratie rol vereist om SEPA betaalbestanden te mogen aanmaken.

Security Manager
Met deze rol is het mogelijk om andere gebruikers de rollen Security Manager en Procuratie toe te kennen. Deze rol dient wel in combinatie met de Directie rol te worden gebruikt. De eigenaar zit niet in in de rol Security Manager, maar heeft wel altijd de bijbehorende rechten. De rol Security Manager is bedoeld om naast de eigenaar nog iemand anders rechten te geven om de Procuratie rollen uit te delen. 

Waar kan ik deze aanmaken/wijzigen?
1. Door in het Domein zelf op je logo en vervolgens op "Mijn Domein" te klikken
Let op: Deze rollen worden gebruikt voor de ondernemer dus dienen langs de ondernemerszijde beheerd te worden (de rollen bekijken kan ook langs de BO zijde)

2. Wie kan er extra gebruikers aanmaken?
a. Eigenaar van het domein.
b. Gebruiker met de rol Directie.
c. Accountant, langs de BO zijde.

3. Klik op "+ Gebruiker" - Hier kan je reeds 1 rol aanduiden. Indien je nadien nog een bijkomende rol wil toevoegen aan een gebruiker klik je op de specifieke gebruiker - potloodje - tabblad "Extra".


 
FAQ
1. De Btw-controleur komt langs, hoe kan ik deze persoon een log-in geven zodat hij/zij alles kan bekijken
Voeg hem/haar toe in het specifieke domein met de rol Externe accountant in combinatie met de rol kijkgebruiker. Door deze laatste rol toe te voegen kan hij/zij alleen maar acties bekijken en geen enkele actie zelf doen.

Indien de controleur alleen aan/verkoop-facturen mag bekijken is het Aankoop + Verkoop + Kijkgebruiker

De accountant die dit wil instellen moet dit langs de ondernemerszijde kunnen doen. Rol directie is nodig om rollen toe te voegen.

2. Hoe kan ik als accountant de ondernemerszijde bekijken?
Indien je zowel bij het Portaal als in het Domein als gebruiker bent aangemaakt, met hetzelfde e-mailadres, ga je kunnen switchen tussen de backoffice zijde en de ondernemerszijde. Dit kan je doen door op de dubbele pijlen te klikken rechtsboven naast de BO-bol. Het is vooral belangrijk dat er hetzelfde e-mailadres is gebruikt.

3. Hoe kan een ondernemer facturen aan betalingen matchen?
Indien de ondernemer de rol Financiële administratie heeft of indien de ondernemer Directie is.

4. De ondernemer zou graag meewerken met de workflow
Voeg de ondernemer toe op Portaal niveau als Portaal gastgebruiker + in het specifieke domein hij/zij als BO verantwoordelijke toewijzen.

Opmerking: de rollen zoals bv Externe accountant / Directie kunnen niets WF gerelateerd. Dus indien je de ondernemer wil laten inboeken (WF laten meehelpen doen) moet die op Portaal worden aangemaakt, zo kan deze switchen tussen BO en ondernemerszijde.
Comments