Postbus

De postbus in Yuki is het communicatiecentrum tussen de gebruikers en de backoffice. Je bereikt de postbus via de navigatiebalk met het icoon van Yuki of via het Inbox icoon. Het is de centrale plaats voor het aanleveren van documenten en banktransacties, voor het stellen van vragen en voor om te kijken of er nog zaken zijn die je aandacht nodig hebben. We behandelen hierna de belangrijkste functies van de postbus.

Aanleveren van documenten en transacties.
Je kan op diverse manieren de zaken aanleveren die nodig zijn voor het voeren van je boekhouding. De meest gebruikte zijn:
  • Direct scannen vanuit Yuki
  • Uploaden van één of meerdere bestanden tegelijk
  • Uitwisselen via een gedeelde Dropbox folder
  • E-mailen naar het e-mailadres van de administratie
  • Uitwillen via een gedeelde Google Drive folder 
Meer over het aanleveren vind je hier

Communiceren met je backoffice
Via de postbus verloopt ook de belangrijkste online communicatie tussen gebruikers en backoffice. Je kan er vragen stellen over hoe iets door de backoffice verwerkt is of moet worden, of je kunt er een klacht indienen.

Ook de backoffice gebruikt de postbus om vragen aan jou te stellen of mededelingen te doen. Als de backoffice bijvoorbeeld niet weet waar een document (factuur) over gaat en deze dus niet goed kan boeken, zal de backoffice hierover een vraag aan je stellen via de postbus. Jij kunt die vraag dan eenvoudig oppakken, het document bekijken en vervolgens een korte toelichting geven. 

Meer over het stellen en beantwoorden van vragen lees je hier

Zaken die je aandacht nodig hebben
Het Yuki platform houdt voortdurend in de gaten of bepaalde onderdelen van je boekhouding of je administratie aandacht nodig hebben. Zo wordt er gekeken of er ontbrekende facturen zijn of de aanlevering van de bank extra aandacht nodig heeft. Ook vind je hier een overzicht van documenten die je aangeleverd hebt die niet verwerkt zijn. Die aandachtslijst vind je in het linkermenu van het scherm. Bekijk deze zaken goed en handel ze ook af nadat je ze bekeken hebt en waar nodig actie ondernomen hebt, zodat je aandachtslijst steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden. Meer ...



Formulieren
Hier vind je diverse standaardformulieren die het eenvoudiger kunnen maken om bepaalde informatie of documenten aan te leveren ter verwerking door de backoffice. Zo is er een standaardformulier voor een kasstaat of een scanformulier voor het aanleveren van losse bonnetjes.

Om te voorkomen dat de onkostendeclaratie van werknemers op papier moet worden aangeleverd kan de onkostendeclaratie ook direct worden ingevuld in een digitaal formulier.

Comments