Taken en taaksoorten

Yuki beschikt over een slim maar eenvoudig workflow systeem gebaseerd op taken en taaksoorten. Een taak is een actie, vraag of opdracht voor een gebruiker binnen het Yuki Platform. Er kunnen verschillende soorten taken worden gedefinieerd: Taaksoorten. Bij elk document kan een taak worden aangemaakt die bij de gebruiker in zijn ToDo lijst komt. Taken kunnen ook werken als een soort email. Het grote verschil is dat anderen de taken ook kunnen zien. Dat is handig bij bijvoorbeeld een service vraag.



De taken kun je vinden onder de module knop Agenda.

Taaksoorten

Standaard levert Yuki één taaksoort: Taken. De gebruiker kan zelf nieuwe taaksoorten aanmaken. Taaksoorten die Yuki zelf gebruikt zijn onder andere:
  • Urenregistratie
  • Supportvraag
  • Bestellen
  • Gespreksnotitie
Bij onderhoud van de taaksoorten wordt het gedrag van de Taken bepaald.

  • Ordner/tab voor attachments, aan de taak gekoppelde documenten, die nog niet in het archief van Yuki staan, worden hier opgeslagen
  • Bij al de stappen kun je op voorhand bij de taaksoort zelf of pas tijdens het aanmaken van de taak, "handmatige selectie", ingeven wie de volgende stap in het proces moet afhandelen.
  • E-mail, via de notificatietool van Yuki, krijg je automatisch een pop-up van de taak. Maak je geen gebruik van deze tool, dan kun je ervoor kiezen een e-mail te laten sturen.

Een taak kan dus drie stappen doorlopen:
  • Goedkeuring
  • Realisatie
  • Goedkeuring van realisatie
Onderstaand zoals een taak eruit kan zien. De taakbalk hoort bij stap 1: Goedkeuring
  • 'Afkeuren' en 'Meer informatie': door één van deze knoppen aan te klikken, gaat het document terug naar de aanmaken van de taak
  • 'Goedkeuren': de taak wordt doorgezet naar degene die voor de 'Realisatie' verantwoordelijk is
  • 'Bewaren': opslaan van eventuele wijzigingen.
  • 'Maak een deeltaak voor deze taak aan'
  • 'Koppel deze taak als een deeltaak aan een andere taak': zorgt ervoor dat deze taak onder een hoofdtaak komt te staan
  • 'Werkopdracht': door deze knop aan te klikken kunnen er uren ingevuld worden die men aan deze taak besteed heeft.



Onderstaand vind je een voorbeeld van zo een taak. De taakbalk hoort bij stap 2: Realisatie
  • 'Terugsturen': taak gaat terug naar de stap 'goedkeuring'
  • 'Klaar' door naar de volgende stap 'Goedkeuring van realisatie'

Onderstaand zoals een taak eruit kan zien. De taakbalk hoort bij stap 3: Goedkeuring van realisatie

  • De realisatie van de taak kan nu goed- dan wel afgekeurd worden



Comments