Verwerkingsregels op portaal niveau

Het is mogelijk vanuit je Yuki portaal om centrale document en factuurregel verwerkingsregels aan te maken.
Hierdoor zullen in al je domeinen voor de betreffende relatie de ingevoerde regels worden toegepast.
Dit maakt het mogelijk om facturen van leveranciers welke leveren aan meerdere domeinen, in elk domein 
één keer automatisch af te handelen.

Deze functie werkt soortgelijk als de lokale standaardwaarden per relatie. Meer informatie daarover kan je hier vinden.

Verschil lokale en centrale verwerkingsregels
Het aanmaken van centrale verwerkingsregels werkt hetzelfde als het aanmaken van lokale verwerkingsregels.
Deze functioneren lokaal in een domein: de Yuki AI herkent een document, vervolgens kijkt de robot naar de lokale relatie met bijbehorende verwerkingsregel(s) en zal de documentgegevens invullen en het document boeken.

Lokale verwerkingsregels in een domein zijn leidend en 'overrulen' de centrale verwerkingsregel. 
Centrale verwerkingsregels kunnen ook alleen voor aankoopfacturen worden aangemaakt.

Er zijn er een aantal extra voorwaarden waar de gebruikte relatie van een centrale herkenningsregel aan moet voldoen:
  1. Bij het aanmaken van een centrale herkenningsregel, kan je alleen een relatie kiezen welke al bekend/gebruikt is in één van de bestaande domeinen.
  2. De betreffende relatie moet een 'replicatie link' hebben met de centrale database van Yuki hierdoor kan de herkenningssoftware de juiste relatie ophalen uit de database. (dit is in 99% van de relaties het geval dus hoef je hier niets aan te doen.)

Kom je er achter dat een centrale verwerkingsregel niet goed functioneert dan kan het eraan liggen dat het adres lokaal in het domein is opgeslagen en er geen automatische replicatie link naar de centrale database van Yuki aanwezig is. Op deze pagina lees je hoe je een link kan leggen.


De functie voor centrale verwerkingsregels
Vanuit je portaal startpagina klik je op Instellingen.


Klik vervolgens op 'Document verwerkingsregels'.




Hier vind je de centrale verwerkingsregels, vanuit dit scherm kan je de regels aanmaken en instellen.


Er zijn twee opties voor het aanmaken van een verwerkingsregel. Op document niveau en daaropvolgend op regelniveau. 
NB. Regelniveau herkenningsregels zijn alleen beschikbaar voor UBL documenten. 


Een nieuw document aanmaken
Met een centrale verwerkingsregel kan je documenten van het type aankoopfactuur automatisch op een gekozen wijze laten boeken in al je Yuki domeinen.
Dit kan op basis van de "Input" waarden die je kan zien in volgende screenshot, met gekozen "Output" resultaat:



Wanneer je nadien voor een ingegeven leverancier een aankoopfactuur in je Yuki domeinen plaatst zullen deze automatisch op jouw gekozen manier geboekt kunnen worden.

In de IDR details van de factuur ziet dit er dan zo uit:



Een nieuwe regel aanmaken
Voor UBL facturen kan je, nadat je eerst een document verwerkingsregel hebt aangemaakt, ook een standaardwaarde aanmaken voor factuurregels op basis van de artikelcode, artikelnaam en btw gegevens in de UBL.
In onderstaande screenshot worden factuurregels met artikelcode "PERSN" automatisch geboekt op de grootboekrekening "623000 Overige personeelskosten".

Meer informatie over waar je deze artikelcode lees je op deze pagina.


Yuki Masterclass 2017



Comments