Taak portaal backoffice: maandcontroles

Taak portaal backoffice: maandcontroles

Elke maand moet de administratie worden gecontroleerd op de volgende zaken: 

  • Inconsistenties
  • Bank
  • Volledigheid van de bank
  • Wachtrekeningen
  • Volledigheid van de aankoop
  • Volledigheid van de verkoop
  • Volledigheid van de vraagposten
  • Status vraagposten
  • Klanten
  • Leveranciers
  • Belastingdienst
  • Vraagposten
    Te betalen lonen
  • Bedrijfsvoorheffingen
  • RC personeel
  • RC administraties
  • Duplicaatfacturen
  • Relaties
  • Verwijderde transacties.
De controle wordt uitgevoerd vanuit de Checklist van de portaal backoffice links in het scherm.

Inconsistenties
Hier controleert Yuki het domein op inconsistenties. Na een paar minuten verschijnt er een lijst met meldingen.

De belangrijkste inconsistentie betreft het ontbreken van banktransacties. Controleer in de boekhouding/bank of de meldingen correct zijn.

Bank
Hier zie je de aanwezige bankrekeningen.

Indien er banktransacties ontbreken bij een bepaalde bankrekening, verschijnt er een rode driehoek bij deze bankrekening.

Indien de banktransacties zonder banksaldo (in het elektronisch rekeninguittreksel) zijn aangeleverd dan verschijnt er een rood vraagteken. Het banksaldo van de rekening is dan niet geverifieerd.

Volledigheid van de bank
Hier wordt een overzicht gegeven van de ontbrekende banktransacties. Controleer eerst in de boekhouding/bank of de meldingen correct zijn.

Vervolgens kan je hier een vraag stellen aan de klant waarin je verzoekt om de ontbrekende banktransacties aan te leveren.

Wachtrekeningen
Hier kan je posten die geboekt zijn op grootboekrekening ‘580000 Interne overboekingen’ matchen.

De overboekingen van de diverse bankrekeningen staan op datum volgorde gerangschikt. 
  • Selecteer rechts een afschrijving van de ene bankrekening. Rechtsboven verschijnt nu in een geel kader “Nog te matchen...”.
  • Selecteer vervolgens links de bijschrijving van de andere bankrekening. Nu verschijnt rechtsboven in een geel kader “Volledig gematcht”.
  • Klik vervolgens in de werkbalk op de knop ‘Koppelen’.
Hier kunnen ook de wachtrekeningen voor bancontact, creditcard, iDeal en online betalingen worden gematcht.

Kleine verschillen kunnen worden afgeboekt naar betalingsverschillen of bankkosten.

Volledigheid van aankoop en verkoop en status vraagposten
Nadat de aankoop, verkoop en/of vraagposten zoveel mogelijk zijn opgeschoond, kan je hier door middel van de knop ‘Stuur deze lijst naar de gebruiker’ een vraag naar de klant sturen waarin je verzoekt om de ontbrekende aankoop- of verkoopfacturen aan te leveren.

Vervolgens kan je de klant door middel van de knop ‘Breng deze lijst onder aandacht van de gebruiker’ verzoeken om een toelichting te geven op de vraagposten.

Klanten en leveranciers
Nadat de debiteuren en crediteuren zoveel mogelijk zijn opgeschoond kan je hier door middel van de knop ‘Stuur deze lijst naar de gebruiker’ een vraag naar de klant sturen.

Aanvragen van betaalservice
Het is mogelijk om in Yuki gebruik te maken van de betaal- en domiciliëringsfunctionaliteit. Dit betekent dat alle zaken die nog handmatig betaald moeten worden vanuit een administratie zoals bijvoorbeeld aankoopfacturen (overschrijving), declaraties van medewerkers, loonfiches en credit verkoopfacturen kunnen worden klaargezet in een betaallijst.
Vanuit deze betaallijst kunnen er zogenaamde SEPA bestanden worden aangemaakt. Zo’n bestand is een verzamelbestand van diverse betalingen die bij de meeste banken via het Internetportaal van de bank kan worden aangeboden.

Je kunt de betaalservice aanvragen door na het openen van een administratie te klikken op de snelkoppeling Yuki Store. Let op: enkel de accountant kan dit activeren voor jou!

Belastingdienst
Hier staan alle openstaande posten/transacties vermeld voor de relatie 'Federale Overheidsdienst Financiën'.

Zorg ervoor dat bij alle banktransacties aangaande de Federale Overheidsdienst Financiën is toegevoegd waardoor de transacties in dit overzicht verschijnen.

Te betalen lonen
Hier wordt op maandniveau de aansluiting gecontroleerd tussen loonfiches en de loonjournaalpost per maand. Van belang is natuurlijk dat de maandelijkse loonjournaalpost en alle loonfiches aanwezig zijn.

Indien het saldo van een bepaalde maand ‘0’ is dan sluit het totaal van de loonfiches aan met de loonjournaalpost per maand.

Een saldo in een bepaalde maand kan de volgende oorzaken hebben:
  • De loonjournaalpost is niet correct of ontbreekt
  • Eén of meerdere loonfiches zijn niet correct of ontbreken
Bedrijfsvoorheffingen
Hier wordt op maandniveau de aansluiting gecontroleerd tussen de aangifte bedrijfsvoorheffing en de loonjournaalpost per maand. Van belang is natuurlijk dat de beide aanwezig zijn.

Indien het saldo van een bepaalde maand ‘0’ is dan sluiten deze aan per maand.

Een saldo in een bepaalde maand kan de volgende oorzaken hebben:
  • De loonjournaalpost is niet correct of ontbreekt
  • De aangifte bedrijfsvoorheffing is niet correct of ontbreken. 
RC personeel
Hier staan de loonfiches en declaraties open die nog gematched kunnen worden met een betaling (gele icoontjes) en de openstaande onkostendeclaraties (licht oranje icoontjes).

Daarnaast zie je hier ook betalingen van lonen en onkostendeclaraties waarvan de loonfiches en/of declaraties nog ontbreken.

Nadat dit overzicht is opgeschoond kan je een vraag stellen aan de klant.

RC administraties
Dit is de rekening-courant verhouding tussen de verschillende administraties in het domein. Het saldo moet hier altijd ‘0’ zijn.  

Duplicaatfacturen
Hier kan je controleren of facturen meerdere keren in een administratie zijn geboekt. 

Je kunt kiezen aankoopfacturen, verkoopfacturen of onkostendeclaraties. Het overeenkomst percentage staat standaard op 75% of hoger.

Links voor elke vergelijkingsregel kan je klikken op het witblauwe icoontje . Hierdoor verschijnen de facturen nu naast elkaar op je scherm en kan je ze met elkaar vergelijken. Indien de facturen identiek zijn, kunnen ze worden samengevoegd tenzij deze zich reeds in een afgesloten btw-aangifte zouden bevinden.

Relatiecontrole
Hier worden dubbele relaties weergegeven. In de werkbalk kan je verschillende vergelijkingen maken en indien van toepassing de relaties samenvoegen.

Verwerkte transacties
Je kunt hier de transacties controleren die in een bepaalde periode zijn aangeleverd.

Let op! Selecteer je ‘januari 2015’ dan verschijnen de transacties die in januari 2015 zijn aangeleverd. Dit zijn dus niet de transacties van januari 2015.

Door middel van een filter is het mogelijk om de grootboekrekeningen voor de banken uit te schakelen.
Comments